Офис-менеджер

Обязанности:

• управлять офисными процессами и инфраструктурой: поддерживать бесперебойную работу офиса, контролировать состояние помещений и соблюдение стандартов чистоты и порядка;
• планировать и контролировать закупки для офиса: канцтовары, хозтовары, расходные материалы; вести учёт остатков, формировать заявки, согласовывать объёмы, отслеживать поставки;
• взаимодействовать с поставщиками и подрядчиками (канцелярия, клининг, связь, обслуживание техники), вести базу контактов, контролировать исполнение заявок, оформлять документы по приёмке;
• контролировать исправность офисной техники и оборудования, оперативно оформлять заявки на ремонт и техобслуживание, вести учёт обращений в сервисные службы;
• организовывать подготовку помещений к совещаниям и презентациям, обеспечивать оснащение мероприятий (проектор, экран, раздаточные материалы и т. п.), вести протоколы совещаний;
• вести делопроизводство и документооборот: регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию, контролировать сроки ответов и исполнения поручений, систематизировать и архивировать документы, обеспечивать сохранность и разграничение доступа;
• принимать посетителей и обеспечивать пропускной режим: координировать встречи с сотрудниками компании, при необходимости сопровождать гостей по территории офиса;
• работать с курьерскими и почтовыми службами: принимать и отправлять корреспонденцию, отслеживать статусы, контролировать сроки доставки;
• координировать поток запросов между отделами, маршрутизировать обращения, фиксировать статусы задач и напоминать ответственным о сроках.

Требования:

• среднее профессиональное или высшее образование (желательно по направлениям «делопроизводство», «офис-менеджмент», «юриспруденция», «экономика» или смежным);
• опыт работы офис-менеджером, администратором или помощником руководителя от 3 до 6 лет; опыт в строительной или производственной компании — преимущество;
• уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), знание 1С;
• навыки планирования, многозадачности, деловой переписки и переговоров;
• умение взаимодействовать с разными уровнями персонала — от офиса до прорабов;
• стрессоустойчивость, инициативность, внимательность к деталям, доброжелательность.

Условия:

• график работы 5/2;
• полная занятость;
• официальное трудоустройство по Трудовому кодексу РФ (трудовой договор);
• выплата заработной платы два раза в месяц.