Ассистент проекта/помощник руководителя (Горно-Алтайск)

Обязанности:

• Ведение электронного архива проекта и контроль правильности ведения папок проекта;
• Оформление писем и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
• Ведение и оформление протоколов совещаний с Заказчиком и подрядчиками;
• Сопровождение переговоров с контрагентами;
• Планирование и подготовка встреч и совещаний (напоминание о встречах всем участникам, подготовка документов для совещаний: повестки, протоколы предыдущих совещаний);
• Оформление различных документов (формирование пакета документов для гос. органов, оформление доверенностей);
• Подготовка различных презентаций по проекту;
• Контроль своевременного предоставления отчетов РП и других отчетов согласно договору с Заказчиком, помощь в оформлении;
• Подготовка информации по проекту для публикации в составе новостей компании;
• Взаимодействие со службой персонала: списки именинников, приказы на объект, распоряжения, согласование графиков отпусков;
• Оповещение всех участников проекта о текущих и срочных событиях. Рассылка информационных электронных писем;
• Прием звонков от потенциальных контрагентов и (при необходимости) переадресация их соответствующим участникам проекта.
• Формирование архива (бумажного и электронного) и организация сдачи документов в архив;
• Организация поездок членов команды проекта (визовая поддержка, билеты, бронирование гостиниц, расписание поездок, отчет перед бухгалтерией);
• Формирование заявок на канцтовары и т.п. МТР
• Формирование заявок на пропуска, ведение табеля и учет со СКУД
• Подготовка справочно-аналитической информации по запросу Руководителя проекта;
• Электронное сканирование первичных бухгалтерских документов по категориям и расположение их в папках на сетевом диске.
• Составление реестра документов и отправка 1 раз в 2 недели в Санкт-Петербург.
• Выполнение других поручений руководителя.
• Прочее: Участие в культурно-досуговых мероприятиях, взаимодействие с ассистентами смежного проекта, взаимодействие с центральным офисом. Выполнение иных поручений руководителя проекта

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт работы секретарь/администратор/офис-менеджер/помощник руководителя от 2-х лет, приоритет в опыте - строительные компании
• Опыт ведения расписания, организации проведения и протоколирования встреч;
• Опыт ведения переписки и документооборота;
• Оперативность в решении возникающих вопросов, сборе и распределении информации;
• Владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint) обязательно;
• Грамотная письменная и устная речь;
• Готовность к вахтовому режиму работы в указанном регионе
• Высокий уровень самоорганизации, внимательность, активность, коммуникабельность, ответственность, нацеленность на результат.

Условия:

• Участие в проекте строительства Гостиницы на территории ОЭЗ «Бирюзовая Катунь»
• Место работы: Алтайский край, ОЭЗ «Бирюзовая Катунь», около 30 км. от г. Горно-Алтайск.
• Режим работы: вахта, 8 недель рабочий/4 недели отдых, график работы: шестидневная неделя, 08:00-19:00
• Трудовой договор - срочный, на период реализации проекта (ориентировочно до октября 2027 года), с дальнейшей возможностью участия в других проектах компании
• Размещение в 2х-местных номерах гостиницы, удобство в номере
• 3х разовое организованное питание
• Билеты на вахту и обратно (авиа/жд)
• Полис ДМС
• Мобильная связь (сим карта с корпоративным номером)
• Уровень заработной платы обсуждается с кандидатом на вакансию индивидуально