Офис-менеджер

Обязанности офисного менеджера ООО «Викам»

Назначение должности

Обеспечивать передачу обращений ответственным сотрудникам, оформление документов по заказам и отражение согласованных операций в рабочих системах. Контролировать полноту данных, наличие подтверждающих документов и соответствие сумм в 1С банковским выпискам.

Основные обязанности

• Принимать звонки и электронную почту, фиксировать сведения о клиенте и объекте, создавать задачи в Битриксе и передавать их ответственным менеджерам.
• Сопровождать договоры и заказ-наряды: вносить работы, оборудование и суммы, готовить счета и печатные формы.
• Оформлять поступление оборудования, переносить товары в заказ-наряды, оформлять возвраты поставщикам и контролировать возврат денег.
• Готовить банковские платежи, проверять реквизиты и назначение платежа, загружать выписки в 1С и сверять остатки отдельно по ООО и ИП.
• Отражать поступления, расходы и выплаты в 1С с привязкой к документам-основаниям и поясняющими комментариями.
• Собирать чеки и путевые листы, контролировать топливные счета и выгружать отчёты за нужный период.
• Подготавливать уставные документы и выписки, работать с электронным документооборотом в Контуре, передавать гарантийные обращения.

Рабочие системы

1С; Битрикс; клиент-банк; электронная почта; Контур ЭДО; личные кабинеты «ТЭС» и «Кедр»; папка с уставными документами на диске D; Excel для ведомости выплат и топливных отчётов.