Офис-менеджер/ассистент

Обязанности:

1. Ведение делопроизводства и внутреннего документооборота:

• организация документооборота;
• регистрация, учёт и контроль исполнения документов;
• формирование дел, подготовка документов к архивному хранению;
• разработка и актуализация номенклатуры дел;
• оформление приказов, распоряжений, писем, служебных записок и иных документов;
• ведение учёта и хранения печатей, штампов, бланков.

2. Приём и отправка корреспонденции:

• приём, первичная обработка и регистрация входящей корреспонденции (Почта России, электронная почта, курьерские службы);
• подготовка и отправка исходящей корреспонденции, ведение журнала отправки;
• распределение входящих документов по адресатам, контроль сроков исполнения;
• работа с электронной почтой: приём, сортировка, ответы по поручению руководителя.

3. Кадровое делопроизводство:

• оформление приёма сотрудников в соответствии с Трудовым кодексом РФ;
• ведение трудовых книжек, личных дел, личных карточек (Т-2);
• подготовка приказов по личному составу, ведение журнала учёта приказов;
• ведение табеля учёта рабочего времени (при необходимости);
• подготовка и сдача отчётности в ПФР, ФСС, ФНС (в части кадров) в пределах компетенции;
• консультирование сотрудников по кадровым вопросам.

4. Ведение воинского учёта:

• постановка на воинский учёт и снятие с учёта сотрудников;
• ведение учётных документов по воинскому учёту;
• взаимодействие с военными комиссариатами, органами местного самоуправления;
• подготовка и сдача отчётности по воинскому учёту;
• хранение и учёт бланков строгой отчётности по воинскому учёту.

5. Приобретение авиа- и жд-билетов для сотрудников:

• поиск и бронирование авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников;
• оформление командировочных документов, взаимодействие с агентствами;
• контроль сроков вылета/выезда и своевременное информирование сотрудников;
• отчётность по приобретённым билетам.

6. Организация жизнедеятельности офиса:

• заказ канцелярских товаров, хозяйственных принадлежностей, питьевой воды;
• взаимодействие с поставщиками и подрядчиками (уборка, ремонт, обслуживание техники);

7. Встреча гостей и поддержка сотрудников по административным вопросам:

• встреча и приветствие гостей, организация приёма (чай, кофе);
• координация визитов, уведомление сотрудников;
• помощь сотрудникам по административным вопросам (справки, копии, оформление пропусков);
• выполнение личных поручений руководителя, связанных с организацией работы офиса.

8. Дополнительные обязанности:

• участие в подготовке и проведении совещаний, оформление протоколов;
• выполнение отдельных поручений руководителя;
• соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда и пожарной безопасности;
• сохранение конфиденциальности служебной информации.

Требования:

• Опыт работы офис-менеджером или в административной сфере от 1 года
• Знание основ делопроизводства и кадрового учёта
• Уверенное владение ПК (Word, Excel, электронная почта)
• Внимательность, ответственность, умение работать с большим объёмом информации
• Грамотная устная и письменная речь
• Готовность учиться новому и развиваться вместе с компанией

Условия и преимущества:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ
• График работы 5/2, с 8:30 до 17:30, в пятницу с 8:30 до 17:00.
• Современный офис и дружный коллектив профессионалов
• Возможности для профессионального роста
• Стабильная заработная плата