Административный менеджер / Координатор процессов

«Афродита» — центр медицинской косметологии в Кирове. Более 25 лет мы работаем в сфере эстетической медицины, обучения и профессиональных программ. В компании более 70 сотрудников.

Сейчас мы ищем административного менеджера / координатора процессов, который поможет собственнику выстроить системный контроль ежедневной работы компании: держать в фокусе задачи, сроки, показатели и договоренности между подразделениями.

Это управленческая координационная позиция. Здесь важно не просто напоминать о задачах, а добиваться их исполнения, видеть отклонения и доводить вопросы до результата.

ЧЕМ ПРЕДСТОИТ ЗАНИМАТЬСЯ

Ваша основная задача — следить, чтобы принятые решения не оставались договоренностями, а действительно выполнялись.

• проводить планерки и рабочие встречи: фиксировать задачи, ответственных, сроки и ожидаемый результат;

• контролировать выполнение задач сотрудниками и руководителями, возвращаться к вопросам, которые «зависли», и доводить их до закрытия;

• собирать показатели по подразделениям, отслеживать план/факт, видеть отклонения и разбираться в причинах;

• контролировать, чтобы руководители и сотрудники своевременно предоставляли необходимые цифры и отчеты;

• координировать вопросы на стыке подразделений: собирать информацию, подключать ответственных, фиксировать решение и контролировать его выполнение;

• находить повторяющиеся сбои в работе: где теряются задачи, нарушаются сроки или не работает установленный порядок;

• помогать внедрять утвержденные регламенты и контролировать, как они работают на практике;

• видеть проблемы в действующих процессах и предлагать собственнику варианты корректировки;

• регулярно давать собственнику понятную картину: что выполнено, что нет, где есть отклонение, в чем причина и какое решение требуется.

Например: если сотрудник не выполнил задачу в срок, недостаточно просто перенести дату. Нужно понять причину, определить дальнейшие действия, зафиксировать новый срок и проконтролировать выполнение.

Если просел показатель — увидеть отклонение, разобраться, почему оно возникло, определить корректирующие действия и удерживать вопрос в контроле до результата.

Важно: это не позиция секретаря, офис-менеджера или личного помощника. Вы не выполняете задачи за других — вы организуете исполнение, возвращаете ответственность сотрудникам и контролируете результат.

КОГО МЫ ИЩЕМ

Нам подойдет человек, который:

• имеет опыт координации работы нескольких сотрудников, руководителей или смежных функций;

• понимает, как устроены рабочие процессы в коммерческой компании;

• умеет переводить цель или решение руководителя в конкретный план: задачи, ответственные, сроки и контрольные точки;

• привык отвечать не только за собственные задачи, но и за то, чтобы договоренности других участников были доведены до результата;

• умеет одновременно держать под контролем несколько задач, сроков и направлений;

• спокойно спрашивает о результате, возвращает ответственность и требует выполнения договоренностей;

• умеет работать с цифрами: план/факт, показатели, динамика, отклонения;

• способен не просто увидеть проблему, а разобраться в ее причине и понять, что нужно изменить;

• уверенно работает в Excel / Google Таблицах и MS Office;

• системный, внимательный и настойчивый;

• умеет требовать результат без лишней конфликтности и личных оценок.

Будет преимуществом опыт:

• проведения регулярных планерок и координаций;

• работы с управленческой отчетностью;

• внедрения регламентов и контрольных процедур;

• работы в CRM, в том числе Bitrix24;

• координации нескольких подразделений или функций.

УСЛОВИЯ

• Киров, ул. Свободы, 110;

• работа в офисе, 5/2 с 8:00 до 17:00;

• периодически необходимо быть на связи в выходные;

• испытательный срок — 2 месяца;

• на испытательном сроке — фиксированный оклад, далее оклад + KPI;

• официальное оформление;

• обучение и погружение в процессы компании;

• прямое взаимодействие с собственником;

• корпоративные скидки на услуги центра;

• доход обсуждаем индивидуально с учетом вашего текущего уровня.

Если вам нравится наводить порядок в работе, держать в фокусе цифры и сроки, разбираться в причинах сбоев и добиваться, чтобы договоренности действительно выполнялись, — будем рады познакомиться.