Офис-менеджер / Администратор в благотворительный фонд помощи бездомным животным «НИКА»

Фонд «НИКА» — это команда из 65 человек, которая с 2011 года спасает бездомных собак и кошек в Москве и Зеленограде. За это время 5000 животных обрели семью. Сейчас под нашей опекой 800 подопечных, и нам нужен человек, без которого весь этот механизм просто остановится.

Мы ищем офис-менеджера, который станет голосом фонда для тех, кто звонит и пишет, и невидимым мотором, благодаря которому команда думает о животных, а не о том, где бумага для принтера.

Что вы будете делать (и сколько это займёт):

Общение с людьми — ~40% времени
— Принимать звонки и сообщения: кто-то хочет забрать собаку, кто-то нашёл котёнка на улице, кто-то спрашивает, как помочь.
— Отвечать на электронную почту и распределять письма по релевантным отделам.
— Вносить обращения в CRM Bitrix24 и раз в месяц анализировать: какие вопросы повторяются, где мы теряем людей.

Хозяйство офиса и филиалов — ~25%
— Закупки: канцелярия, хозтовары, расходники для принтера и кухни.
— Работа с подрядчиками: уборка, мелкий ремонт, обслуживание техники.
— Логистика: доставки, курьеры, приём и отправка документов почтой, передача макетов в типографию.

Документооборот — ~15%
— Реестр договоров и актов, хранение в электронных и бумажных папках.
— Запрос закрывающих документов у контрагентов и партнёров.

Помощь руководителю — ~15%
— Календарь встреч, организация командировок: билеты, гостиницы, трансфер.
— Отдельные поручения: записать на приём, забрать документы, заказать подарок партнёру.

Мероприятия — ~5%, сезонно
— Помощь в подготовке благотворительных ярмарок, дней пристройства, внутренних встреч команды.

Мы ждём от вас:

— Опыт офис-менеджером, администратором или ассистентом от 1 года.
— Грамотную и тёплую письменную речь. Мы попросим ответить на пару писем в тестовом — это не формальность, а правда важно.
— Уверенное владение Word, Excel (фильтры, сводные таблицы, ВПР — не обязательно, но будет плюсом), Google Docs.
— Понимание основ делопроизводства: чем договор отличается от счёта, зачем нужна доверенность.
— Умение держать в голове 10 задач и не ронять ни одну.
— Спокойствие и эмпатию. Иногда на том конце провода — слёзы, и нужно уметь выслушать, не выгорев.

Будет здорово, если у вас также есть:
— Опыт в НКО или волонтёрство в зоозащите.
— Навык работы в CRM (любой).
— Умение быстро собрать презентацию в PowerPoint или Canva.

Честно о сложностях

Работа в фонде — это не только фотографии счастливых хвостиков. Бывают звонки от людей в отчаянии, бывают ситуации, когда мы физически не можем помочь прямо сейчас. Мы не скрываем эту сторону и не оставляем с ней наедине: в команде поддерживающая атмосфера, где можно сказать «мне тяжело» и попросить помощи у коллег.

Рабочее место — в офисе. Постоянного контакта с животными нет, но при желании можно участвовать в выездах в приют.

Что мы даём взамен:

— Оформление по ТК РФ с первого дня, зарплата два раза в месяц без задержек.
— Офис в Зеленограде, корпус 322А.
— График 5/2, 09:00–18:00, обед 1 час.
— Оплачиваемое обучение: курсы для НКО, Нетология, Skillbox — по согласованию.
— Возможность роста до координатора проектов или менеджера по работе со сторонниками.
— Скидки в ветклиниках-партнёрах.

Как устроен отбор:

1. Отклик с сопроводительным письмом. В нём, пожалуйста, ответьте на три вопроса:
   — Почему вам откликается тема помощи животным?
   — Какой ваш опыт ближе всего к задачам в вакансии?
   — Расскажите коротко о случае, когда вы навели порядок в хаосе.

2. Тестовое задание (1–2 часа, на выполнение — 3 дня): ответить на несколько реальных обращений и заполнить таблицу.

3. Встреча в офисе с руководителем и командой.

На каждом этапе мы отвечаем в течение 5 рабочих дней. Молчание — это не «мы забыли», а «ещё не добрались», но мы обязательно вернёмся))