Специалист по контролю документов

Основные обязанности

• Обеспечение ежедневной поддержки процесса документооборота.
• Работа в системе электронного документооборота: контроль, отслеживание и внесение необходимых изменений.
• Регистрация технической и иной документации, чертежей, входящей и исходящей корреспонденции.
• Ведение реестров технической документации, контроль правильности и актуальности внесенной информации.
• Организация надлежащего и безопасного хранения оригиналов документов и их электронных копий в архиве.
• Предоставление оригиналов и электронных копий документов по запросу, контроль своевременного возврата оригиналов в архив.
• Регистрация, сохранение и рассылка обновленных и утвержденных документов и чертежей заинтересованным сотрудникам.
• Контроль нумерации документов и чертежей в соответствии с процедурами и стандартами компании.
• Сканирование, печать и копирование необходимых документов.
• Подготовка отчетов по документации по запросу руководства и подразделений компании.
• Регистрация CAPEX-проектов и отслеживание их прогресса.
• Подготовка отчетов и визуализация данных по прогрессу CAPEX-проектов в Power BI.
• Проверка комплектности проектной документации перед загрузкой на портал экспертизы.
• Проверка актуальности ссылок на нормативные документы, включая СНиП и ГОСТ.
• Загрузка проектно-сметной документации на портал экспертизы.
• Отслеживание замечаний по комплектности и содержанию проектной документации, загрузка ответов на замечания экспертизы.
• Взаимодействие с сотрудниками компании и представителями подрядных организаций.

Требования к кандидату

• Высшее, послевузовское либо среднее техническое или профессиональное образование.
• Опыт работы в сфере документооборота или проектирования от 1 года.
• Знание основ документооборота и стандартных процедур работы с документацией.
• Уверенное владение Windows и MS Office.
• Хорошие навыки работы с таблицами и текстовыми редакторами.
• Навыки организации и планирования рабочего времени.
• Внимательность к деталям, аккуратность, ответственность и усидчивость.
• Развитые коммуникативные навыки, умение эффективно взаимодействовать с сотрудниками различной квалификации и культурного опыта.
• Уверенное пользование компьютером и офисной техникой.

Будет преимуществом

• Опыт работы с системой электронного документооборота Directum 5.0.
• Знание IBM Notes / Lotus Notes, SharePoint и Adobe Acrobat.
• Опыт подготовки отчетов и визуализации данных в Power BI.
• Опыт работы с технической, проектной или проектно-сметной документацией.
• Понимание процессов сопровождения CAPEX-проектов и прохождения экспертизы проектной документации.