Офис-менеджер

Офис-менеджер

Уфа, Заводская улица, 13/2

Описание вакансии

Обязанности:

  • Обеспечение жизнедеятельности офиса. Заказ канцтоваров, воды, бытовой химии, расходных материалов; контроль наличия всего необходимого для работы сотрудников.
  • Контроль порядка и чистоты. Взаимодействие с клининговой службой, контроль состояния помещений, мебели и оргтехники; организация мелкого ремонта.
  • Приём и распределение входящих звонков и почты. Первичная фильтрация обращений, перенаправление по отделам, фиксация срочных сообщений.
  • Организация приёма посетителей. Встреча гостей, оформление пропусков, обеспечение напитками и расходниками для встреч, координация переговорных комнат.
  • Документооборот и делопроизводство. Регистрация входящих/исходящих документов, контроль сроков исполнения, ведение номенклатуры дел, организация архива.
  • Взаимодействие с подрядчиками и арендодателем. Контроль коммунальных платежей, заявок на ремонт, услуг связи, интернета, охраны и т. п.
  • Административная координация внутри компании. Информирование сотрудников о внутренних распоряжениях, рассылка графиков, контроль соблюдения офисных регламентов.
  • Учёт и отчётность по хозяйственным расходам. Сбор чеков, подготовка отчётов по затратам, контроль бюджета на хозяйственные нужды.
  • Поддержка IT‑инфраструктуры на базовом уровне. Оформление заявок на ремонт техники, настройку доступов, взаимодействие с ИТ‑службой.
  • Планирование рабочего времени руководителя. Ведение календаря, согласование встреч, расстановка приоритетов, напоминания о дедлайнах.
  • Организация деловых поездок и командировок. Бронирование билетов и гостиниц, трансферов, визовая поддержка, подготовка пакета документов, контроль логистики.
  • Подготовка к встречам и переговорам. Сбор материалов, формирование повестки, подготовка презентаций и раздаточных материалов, протоколирование совещаний.
  • Работа с корреспонденцией и документами. Приём, сортировка и распределение писем и сообщений; подготовка проектов писем, приказов, служебных записок; контроль согласования и подписания.
  • Информационная и аналитическая поддержка. Поиск и структурирование данных, подготовка справок, обзоров, сводных таблиц, мониторинг новостей по профилю руководителя.
  • Организация приёмов и мероприятий. Подготовка к визитам делегаций, организация кофе‑брейков и фуршетов, координация подрядчиков, контроль тайминга.
  • Выполнение срочных и нестандартных поручений. От поиска редкой информации до организации неожиданных задач (например, срочная доставка, подбор подарков, решение форс‑мажорных ситуаций).

Требования:

  • Образование и опыт:

  • Высшееили среднее специальное образование (менед жмент, экономика, документационное обеспечение управления и архивоведение, секретарь ).
  • Опыт административной работы от 1–2 лет (секретарь, администратор, младший офис‑менеджер).
  • умение вести простую отчётность по расходам.
  • Профессиональные навыки:

  • Уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint), календарями и корпоративными мессенджерами.
  • Знание основ делопроизводства и правил оформления документов. Знание делового этикета, норм деловой переписки и правил согласования документов.
  • Базовые навыки работы с системами электронного документооборота (СЭД), 1С, CRM
  • Личные качества:

  • Организованность и внимание к деталям

  • Гибкость, стрессоустойчивость и многозадачность: одновременно нужно реагировать на срочные запросы, контролировать поставки и решать бытовые вопросы.
  • Коммуникабельность и дипломатичность: с посетителями, взаимодействие с клинингом, курьерами, сотрудниками отделов
  • Тактичность, дисциплинированность, исполнительность и пунктуальность

Условия:

  • Офис, офисное оборудование
  • 8.30-17.30 дни работы 5/2
Навыки
  • Работа в команде
  • Грамотность
  • Работа с ПК
  • Оформление личных дел
  • Работа с оргтехникой
  • Хранение документов
  • Прием посетителей
  • Первичная бухгалтерская документация
  • Трудовой кодекс РФ
  • Взаимодействие с курьерскими службами
  • Организация корпоративных мероприятий
  • Обеспечение техники безопасности
  • Договорная работа
  • Написание текстов
  • Ведение соцсетей
  • Архивирование документов
  • Оформление увольнений
  • Оформление приема на работу
  • Учет рабочего времени
  • Оформление командировок
  • Обеспечение пропускного режима
  • Хозяйственное обеспечение офиса
  • Организация работы приемной
  • Электронный документооборот
  • Управление офисами
Посмотреть контакты работодателя

Адрес

Похожие вакансии

Городская Абонентская Служба

Офис-менеджер / помощник руководителя

Городская Абонентская Служба

  • Уфа

  • до 60000 RUR

Рекомендуем
  • Уфа

  • от 45000 RUR

Рекомендуем
МВК
  • Уфа

  • от 35000 RUR

Рекомендуем
Городская Абонентская Служба

Секретарь (общего профиля)

Городская Абонентская Служба

  • Уфа

  • до 60000 RUR

Офис-менеджер

УралСтройКомплект

  • Уфа

  • от 50000 RUR

Офис-менеджер

ГК Промизоляция

  • Уфа

  • от 60000 RUR

Офис-менеджер

АНО ДПО Центр инновационного развития

  • Уфа

  • до 70000 RUR

Табачный бутик Churchill

Офис-менеджер

Табачный бутик Churchill

  • Уфа

  • до 60000 RUR

ПРАВИЛЬНЫЙ СОТРУДНИК

Офис-менеджер

ПРАВИЛЬНЫЙ СОТРУДНИК

  • Уфа

  • от 55000 RUR

Дружба
  • Уфа

  • до 45000 RUR

БашСтройПрофиль

Офис-менеджер

БашСтройПрофиль

  • Уфа

  • до 100000 RUR

Империя недвижимости

Офис-менеджер

Империя недвижимости

  • Уфа

  • до 60000 RUR

Офис-менеджер

Интерьер Центр Урал

  • Уфа

  • до 60000 RUR

ЧУДПО Приоритет Авто
  • Уфа

  • до 50000 RUR

  • Уфа

  • до 45000 RUR

Антипин Александр Владимирович
  • Уфа

  • до 65000 RUR

Антипин Александр Владимирович
  • Уфа

  • до 65000 RUR

ГК БИТ
  • Уфа

  • до 45000 RUR

ЭйБиСи Хоум

Офис-менеджер

ЭйБиСи Хоум

  • Уфа

  • до 55000 RUR

Хотите оставить вакансию?

Заполните форму и найдите сотрудника всего за несколько минут.
Оставить вакансию