Помощник генерального директора

Казань, улица Сибирский Тракт, 27Г

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Документооборот и деловая переписка. Прием поступающей корреспонденции.
Подготовка и редактирование документов. Проекты писем, служебных записок, приказов, презентаций, протоколов.
Согласование и контроль версий. Ведение истории правок, отслеживание статусов (на согласовании, в доработке, утверждено).
Архивация и поиск. Организация хранения документов, регистрация входящей, исходящей документации
Ведение электронного документооборота организации.
Прием телефонных звонков‚ передача служебной информации руководителю‚ организация проведения телефонных переговоров.
Планирование встреч и совещаний. Согласование времени с участниками, бронирование переговорных, отправка напоминаний.
Контроль сроков и приоритетов. Ведение списка задач руководителя, отслеживание дедлайнов, предупреждение о рисках срыва сроков.
Синхронизация личных и рабочих активностей. Учёт командировок, отпусков, личных мероприятий, чтобы не было накладок
Подготовка к проведению заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов‚ оповещение участников о времени и месте проведения (рассылка факсограмм)‚ повестке дня‚ их регистрация и др.;
Прием и передача сообщений по каналам связи.
Прием посетителей‚ чай, кофе;.
Организация командировок и мероприятий
Бронирование билетов, отелей, трансферов. Контроль дат, тарифов, условий отмены.
Подготовка пакета документов. Визы, страховки, доверенности, пропуска, презентации и раздаточные материалы.
Логистика на месте. Заказ такси, организация встреч, контроль тайминга.
Коммуникация и координация
Фильтрация входящих запросов. Определение срочности и важности писем и звонков, перенаправление по ответственным.
Ведение базы контактов. Хранение телефонов, должностей, предпочтений, истории взаимодействий.
Координация между отделами. Постановка задач исполнителям, контроль статусов, эскалация проблем.
Контроль исполнения поручений. Постановка задач. Чёткие формулировки, сроки, критерии успеха.
Отслеживание прогресса. Регулярные статусы от исполнителей, фиксация проблем и рисков.
Формирование отчётов для руководителя. Еженедельные/ежемесячные сводки по статусу проектов.

Требования:

Знание основ делопроизводства, уверенное владение компьютером, офисными программами, умение пользоваться оргтехникой.
Уверенный пользователь электронного документооборота.
Вежливость при приеме посетителей организации и приеме телефонных звонков.
Основы этики и эстетики.
Опыт в организации мероприятий (семинары, корпоративы, съезды и т.п.), планирование, сбор материала, работа с подрядчиками.
Личные качества: исполнительность, стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности, энергичность, коммуникабельность, организованность, внимание к деталям и аккуратность.

Условия:

Оформление по ТК РФ;
Конкурентная оплата труда.
Удобное месторасположение офиса и транспортная развязка;
Льготы и гарантии.
Зона комфорта: кухня с бытовой техникой, парковка, парк для отдыха в шаговой доступности.