Ассистент руководителя (документооборот и закупки)

ООО «ПК Густас» — мебельное производство в Санкт-Петербурге.
Мы производим корпусную и нестандартную мебель для коммерческих и государственных заказчиков.

Ищем ассистента руководителя на частичную занятость — 6 рабочих часов в день.

Это не вакансия личного помощника с календарём и личными поручениями. Основная задача — снять с руководителя текущую операционную работу: документы, 1С, закупки, поставщиков, подрядчиков, телефонные звонки и организационные вопросы по действующим заказам.

Нам нужен человек, которому можно поставить понятную задачу и получить готовый результат без постоянных напоминаний.

Чем предстоит заниматься

• Работать с документами в 1С: создавать и оформлять предусмотренные процессом документы, счета, заказы, поступления, реализации, УПД, акты, накладные и другую первичную документацию по установленным правилам компании.
• Получать, проверять комплектность, сохранять, печатать, сканировать и систематизировать документы.
• Загружать документы и актуальную информацию в Bitrix24, 1С и корпоративные папки.
• Выполнять текущие закупки материалов и комплектующих: запрашивать наличие и цены у действующих поставщиков, получать счета, оформлять заказы, контролировать оплату и поступление.
• Обзванивать поставщиков и подрядчиков, получать предложения и собирать информацию для принятия решения руководителем.
• Искать исполнителей для текущих задач: монтажников, сборщиков, замерщиков, грузчиков, транспорт и других подрядчиков через Profi, Avito и другие площадки.
• Размещать заявки и объявления, получать отклики, проводить первичный обзвон, собирать цены, сроки и условия.
• Организовывать текущие вопросы по доставке: находить транспорт, согласовывать адрес, время, контакты и условия погрузки/разгрузки.
• Общаться с заказчиками по обычным организационным вопросам: запросить документ или информацию, согласовать время замера, доставки, монтажа, получить подтверждение, напомнить о необходимом действии.
• Принимать входящие телефонные обращения, в том числе первичные обращения потенциальных заказчиков, фиксировать информацию и передавать руководителю. Холодных продаж и плана продаж нет.
• Контролировать порученные задачи до результата: не просто «написать поставщику», а получить ответ, счёт, подтверждение заказа или другой требуемый результат.
• Выполнять другие текущие административные и операционные поручения руководителя, связанные с деятельностью компании.

Что важно

Нам важнее не мебельный опыт, а способность организованно работать с большим количеством небольших задач.

Подойдёт кандидат, который:

• имеет опыт административной работы, документооборота, работы ассистентом, оператором 1С, офис-менеджером, менеджером по работе с клиентами или на похожей позиции;
• работал в 1С; опыт работы в 1С:УНФ будет преимуществом;
• уверенно работает с Word, Excel, электронной почтой и документами;
• не боится телефонных звонков и спокойно общается с заказчиками, поставщиками и подрядчиками;
• грамотно говорит и пишет;
• внимателен к цифрам, реквизитам, суммам и документам;
• способен самостоятельно найти информацию или исполнителя;
• не теряет задачи и умеет доводить поручение до результата;
• сообщает о проблеме заранее, а не после наступления срока.

Опыт именно в мебельном производстве не обязателен — специфике работы, нашим поставщикам, процессам и Bitrix24 обучим.

Условия

Частичная занятость — 0,75 ставки.

Основной график:

5/2, с 10:00 до 17:00, обед с 13:00 до 14:00.

Возможен вариант:

с 09:00 до 16:00 с часовым перерывом на обед — обсуждается при трудоустройстве.

Фактически — 6 рабочих часов в день, 30 часов в неделю.

Работа преимущественно в офисе в Санкт-Петербурге.

Официальное оформление по трудовому договору.

Предлагаемая структура дохода:

31 500 ₽ — постоянная часть + ежемесячная премия 38 500 ₽ за своевременное и качественное выполнение задач (суммарно 70 000 р.)

При оценке премии учитываются прежде всего:

• отсутствие необоснованных просрочек;
• правильность документов и данных в 1С;
• отсутствие потерянных счетов, документов и поручений;
• своевременная работа с поставщиками и подрядчиками;
• доведение поставленных задач до результата.

Выплаты два раза в месяц.

Работа в небольшой производственной компании без многоуровневой бюрократии: большинство вопросов решаются непосредственно с руководителем.

В перспективе при желании и увеличении объёма задач возможен рост функционала до координатора проектов.