Ассистент руководителя компании

ООО «ГЕМА» - компания, для которой еда связана не только с повседневным питанием, но и с общением, встречами и временем, которое люди проводят вместе. Под брендом «ГЕМА» объединяются понятные ежедневные процессы: работа с продукцией, партнёрами, сотрудниками и организационными вопросами.

Ищем ассистента руководителя, который поможет держать эти процессы в порядке. Основная задача — внимательно принимать поручения, фиксировать договорённости, следить за сроками и доводить текущие вопросы до понятного результата. Работа сочетает административные задачи с выездными поручениями, поэтому часть вопросов потребуется решать непосредственно за пределами рабочего места.

Что предстоит делать

• Вести календарь встреч, рабочих поездок и текущих задач руководителя.

• Записывать поручения, уточнять приоритеты и сроки выполнения.

• Контролировать выполнение поставленных задач и заранее сообщать, если требуется дополнительное время или возникли сложности.

• Собирать информацию, документы и другие материалы, необходимые руководителю для встреч и рабочих вопросов.

• Поддерживать деловую переписку с сотрудниками, партнёрами и контрагентами.

• Передавать согласованную информацию участникам рабочих процессов и получать обратную связь.

• Готовить документы по установленным образцам, проверять их комплектность и систематизировать рабочие материалы.

• Организовывать встречи и помогать с подготовкой всего необходимого к ним.

• Координировать передачу документов, образцов продукции и других согласованных материалов.

• Получать и передавать документы или образцы продукции по поручению руководителя.

• Выполнять выездные поручения в Краснодаре: посетить организацию, передать или получить материалы, уточнить информацию на месте и передать результат руководителю.

• При необходимости сопровождать рабочие поездки и встречи руководителя в пределах согласованной задачи.

• Взаимодействовать с сотрудниками, представителями организаций и партнёрами во время выездов.

• Следить за тем, чтобы документы, образцы и другие материалы были переданы нужному человеку и в согласованный срок.

• Своевременно информировать руководителя об изменениях в графике, задержках, переносах встреч и других обстоятельствах.

• Выполнять дополнительные организационные поручения, связанные с текущей работой компании.

Что важно

• Грамотная устная и письменная речь.

• Организованность и способность держать несколько задач одновременно.

• Внимательность к датам, документам, контактам и другим рабочим деталям.

• Умение фиксировать поручения и самостоятельно отслеживать их выполнение.

• Способность расставлять приоритеты и не терять согласованные сроки.

• Уверенное пользование электронной почтой, таблицами, календарями и рабочими сервисами.

• Корректное деловое общение с сотрудниками и представителями организаций.

• Готовность выполнять выездные поручения в Краснодаре.

• Пунктуальность при передаче документов, образцов и другой информации.

• Ответственное отношение к конфиденциальным сведениям и рабочим договорённостям.

• Опыт административной работы, ассистирования или организационного сопровождения будет преимуществом.

Условия

• Заработная плата - от 133 000 ₽ в месяц.

• Еженедельные выплаты.

• График работы обсуждается на собеседовании.

• Место работы и порядок взаимодействия с руководителем согласовываются заранее.

• Работа предполагает как задачи в рабочем пространстве, так и выездные поручения по Краснодару.

• Рабочие выезды выполняются по конкретному поручению с заранее определённым адресом, контактом и ожидаемым результатом.

• Транспортные вопросы и расходы, связанные с рабочими выездами, обсуждаются отдельно.

• Прямое взаимодействие с руководителем и оперативное согласование текущих приоритетов.

• Введение в рабочие процессы и специфику текущих задач компании.

• Все нестандартные поручения и дополнительные выезды предварительно согласовываются.