Старший администратор

Обязанности:

• Обеспечение необходимого документооборота офиса (подготовка договоров, доп. соглашений, актов, гарантийных писем, контроль перевыставлений по гарантийным письмам, регистрация документов и др.).
• Административная поддержка офиса включая, обновление планов аренды, заполнение ежемесячных GLA отчетов, рассылки партнерам, коммуникационная поддержка в соцсетях.
• Координация процесса подключений новых партнеров к системе Фокус, регулярный контроль подключенных касс, подготовка отчетов.
• Заказ канцелярии, расходников для офиса .
• Оформление протоколов заседаний и совещаний и.т.д.
• Подмена на перерывы и на время отпусков/больничных администратора .
• Прием телефонных звонков и посетителей/арендаторов на столе информации ТЦ; выяснение потребности звонящих и посетителей/арендаторов.
• Перенаправление запросов надлежащим работникам предприятия.
• Регистрация времени, цели обращения, а также данных о принятых действиях (инициалы лица, к которому был переадресован посетитель/арендатор, название отдела и т.д.).
• Прием корреспонденции и передача в администрацию ТЦ для регистрации (возможна регистрация входящей /исходящей корреспонденции, на усмотрение МЕГИ).
• Ответы на вопросы посетителей в пределах своей компетенции; направление посетителя в требуемое подразделение или к ответственному работнику предприятия.
• Информирование соответствующих подразделений и работников о предстоящем визите, о его переносе или отмене и т.д.
• Решение конфликтных / сложных ситуаций с посетителями.
• Работа с отзывами и обращениями посетителей (прием и регистрация в системе).
• Предоставление посетителям ТЦ платных и бесплатных сервисов (коляски, подгузники, пауэрбанки, карты «МЕГАПодарок» и др.).
• Работа с потерявшимися детьми.
• Работа с ККМ, инкассация.
• Учет заявлений, прием и выдача найденных / потерянных вещей.
• Транслирование объявлений по громкой связи.
• Участие в эвакуации посетителей, сотрудников арендаторов и иных лиц, находящихся на территории Объекта согласно процедуре эвакуации.
• Консультирование посетителей по гостевым услугам и сервисам, предоставляемым на Объекте, по перечню имеющихся на территории Объекта магазинов и их товарной специализации, маркетинговым и иным акциям.
• Вызов (размещение заказа) такси для посетителей.
• Сбор и обработка различных статистических данных.
• Выдача подарков, купонов, сертификатов (ТМЦ) с ведением соответствующей отчетной документации.
• Поддержка процесса бронирования гостевых услуг, обеспечения возможности их оказания в приоритетном порядке (при наличии функционала бронирования).

Требования:

• Высшее или среднее специальное образование, желательно в сфере гостеприимства.
• Опыт работы офис-менеджером будет преимуществом, а также в сфере гостеприимства (ритейл, гостиничный бизнеса).
• Грамотная устная и письменная речь.
• Уверенный пользователь ПК (MS Office, Excel, Word); 1С.
• Опыт ведения документооборота.

Условия:

• • Полное соблюдение ТК РФ, официальное трудоустройство, бессрочный ТД.
  • График работы 5/2, вт-сб, гибкое начало рабочего дня (9-10 часов).
  • Добровольное медицинское страхование (ДМС).
  • Страхование жизни от несчастных случаев и заболеваний.
  • Частичная компенсация питания.
  • Программа поддержки сотрудников Добросервис.
  • Платформа скидок и специальных предложений BestBenefits.
  Заработная плата обсуждается по итогам успешного прохождения интервью.