Специалист (делопроизводитель)

на период отсутствия основного работника

Обязанности:

• 3.1. Должностные обязанности делопроизводителя:

  3.1.1. Организация работы с документами, поступающими в аппарат Губернатора и Управление делами посредством простой, заказной и электронной почты, курьерской доставки, фельдъегерской связи, а также от представителей органов исполнительной власти Волгоградской области (почтового ящика (накопителя), в том числе:

  прием, первичная обработка входящих документов (проверка наличия приложений, составление актов об отсутствии документов), предварительное рассмотрение и сортировка документов по видам, а также на регистрируемые и не регистрируемые;

  проверка, регистрация входящих документов, внесение необходимых комментариев о движении документов в автоматизированной системе электронного документооборота (далее – АСЭД), сканирование в целях создания визуального образа документа, осуществление передачи входящей корреспонденции в структурные подразделения аппарата Губернатора и Управления делами;

  осуществление своевременного приема, учета, регистрации и передачи по назначению корреспонденции, поступившей по каналам межведомственного электронного документооборота (МЭДО);

  учет (ведение журнала) и передача корреспонденции в отдел обращений граждан и организаций аппарата Губернатора;

  прием, сортировка и доставка поступивших периодических печатных изданий (газет и журналов) по назначению в структурные подразделения аппарата Губернатора;

  3.1.2. Организация работы с исходящими документами, в том числе:

  оформление и отправка пакетов документов фельдъегерской службой;

  сортировка и обработка (подготовка к отправке) исходящей корреспонденции, поступающей из приемных заместителей Губернатора Волгоградской области, аппарата Губернатора, Управления делами, депутатов ГС РФ и членов СФ РФ (формирование реестров, конвертование, подсчет количества отправлений, размещение информации в онлайн-сервисе Почта России, распечатка реестров, нанесение идентификационного номера на заказные отправления, передача на почтовое отделение);

  учет и выдача служебной корреспонденции в органы исполнительной власти Волгоградской области, включая оповещение ответственных лиц;

  подготовка и доставка (передача) в ПАО "Ростелеком" реестров отправлений телеграмм.

  3.1.3. Иные должностные обязанности:

  в случае необходимости осуществление доставки корреспонденции в приемную Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора – руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области, первого заместителя руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области и заместителей руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, управляющего делами, а также в иные органы и учреждения по поручению непосредственного руководителя;

  выдача необходимых справок по зарегистрированным документам;

  обеспечение сохранности проходящей служебной документации;

  систематизация и хранение документов текущего делопроизводства;

  осуществление подготовки и передачи законченных делопроизводством дел на хранение в архив;

  обеспечение выполнения требований, предъявляемых к защите документов и информации от несанкционированного доступа и копирования;

  неукоснительное соблюдение принципов и правил служебного поведения работников, установленных локальным актом Учреждения; соблюдение правил внутреннего трудового распорядка Учреждения, пропускного режима, правил содержания служебных помещений и пожарной безопасности;

  бережное и рациональное использование имущества и расходных материалов, предоставленных для исполнения должностных обязанностей;

  соблюдение правил делопроизводства, в том числе учет и хранение полученных на исполнение документов и материалов, своевременная сдача их ответственному лицу, в том числе при убытии в отпуск, в случае болезни или освобождения от должности;

  выполнение иных указаний и поручений непосредственного и вышестоящего руководства, отданных в пределах их полномочий;

  предоставление отчета по результатам исполнения должностных обязанностей заведующему сектором и вышестоящему руководству.

• Делопроизводитель должен знать:

  основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

  стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

  структуру аппарата Губернатора, Управления делами и их структурных подразделений;

  основы организации труда;

  порядок прохождения служебных документов;

  нормы этики и делового общения;

  основы трудового законодательства Российской Федерации;

  правила внутреннего трудового распорядка Учреждения;

  правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

  Делопроизводитель должен уметь:

  оформлять документы в соответствии с требованиями по ведению делопроизводства и иных правовых актов;

  работать на персональном компьютере, пользоваться офисной оргтехникой и средствами связи, установленными на рабочем месте.