Офис менеджер в инвестиционную компанию

Ищем проактивного офис-менеджера в региональное Представительство АО ФИНАМ.

В Ваши задачи будет входить ответственно вести документооборот и первичную бухгалтерскую документацию, вежливо и компетентно общаться с клиентами при первичном обращении, поддерживать работоспособность офиса (оргтехника, интернет и тп).

Кто нужен в команду:
Человек, который делает так, чтобы офис «не звучал»: техника исправна, документы в порядке, гости ощущают сервис уровня private banking.

Основной функционал:

• Встречать клиентов (не поток)
• Принимать и распределять входящие звонки менеджерам (единичные, не колл центр)
• Выдавать банковские карты ФИНАМ по заявкам (не продажи)
• Вести первичную бухгалтерскую документацию и корреспонденцию
• Работать в ЭДО
• Поддерживать работоспособность офиса и техники
• Оборудовать рабочие места новых сотрудников
• Помогать в организации бизнес мероприятий

Конечный результат Вашей работы:
Офис работает как швейцарские часы: 0 аварийных простоев и нарушений дедлайнов по задачам, 100 % заявок закрыты ≤ 24 ч, NPS гостей ≥ 9/10, бюджет офиса в коридоре ±5 % от плана

Что нужно делать:
• ​Ежедневная операционка: техника, канцелярия, сервис менеджмент
• ​Приём партнёров и инвесторов: встреча в офисе, сервисные звонки (не поток, не продажи), распределение звонков, CRM
• ​Закупки и договоры: подготовка, согласование, проведение, контроль оплат
• ​Документооборот: первичная бухгалтерская документация, акты, счёт-фактуры, архив
• ​SLA внутренним сотрудникам – «заявка → решение» ≤ 24 ч; еженедельный отчёт в Google Sheets

Что для нас важно (без этого не берём):

• Важно: ответственность и внимательность при работе с документами
• Всегда приятный, свежий и аккуратный внешний вид (дресс код - Business Formal/Best с элементами Business Casual)
• 100% вежливость при общении с клиентами и коллегами, чистая и грамотная речь
• проактивность и интерес к сфере в которой работаешь (желание и способность к обучению)

Skills:

• ​1+ год работы офис- или административным менеджером
• ​Опыт ведения бюджета и первичных документов
• ​Уверенный Excel / Google Sheets (формулы, сводные)
• ​Сервис-мышление: умеете предвидеть, а не тушить пожар

• Работа в офисе по адресу: ул.Федерации 59
• График работы с 10:00 до 19:00, нормированный рабочий день
  СБ/ВС/праздничные дни - отдыхаем
• Официальное оформление по трудовому договору

Как отбираем:
1) 5-минутный скрининг-звонок: три вопроса о вашем опыте и приоритетах.
2) Тест-кейс: за 24 ч подготовить Google-Sheet «Месяц работы офиса» + обработайте одну сложную ситуацию (ТЗ предоставляем)
3) Финальное интервью с фаундером + референс-чек у прежнего CEO.

Если вы предпочитаете порядок, любите работать с цифровыми отчетами/дашбордами и легко общаетесь с Рremium клиентами — нажимайте «Откликнуться».