Делопроизводитель — помощник руководителя (координатор)

Москва, Лётная улица, 99с1

Метро: Спартак

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Документооборот и делопроизводство
Ведение входящей и исходящей корреспонденции: приём, регистрация, распределение, контроль исполнения.
Подготовка, оформление и отправка писем, служебных записок, запросов, ответов на претензии.
Формирование и ведение архива документов (электронного и бумажного).
Работа с первичной документацией: договоры, счета, счета-фактуры, акты, накладные.
Кадровое делопроизводство
Ведение кадровой документации: приказы, трудовые договоры, личные карточки, табели, заявления.
Ведение таблиц по сотрудникам (списки, допуски, контакты, статусы).
Взаимодействие с бухгалтерией
Обеспечение первичной бухгалтерии в офисе: сбор, проверка и передача документов главному бухгалтеру.
Запрос счетов у поставщиков, контроль поступления и оплаты.
Поддержание постоянной связи с главным бухгалтером по текущим вопросам.
Координация и делегирование
Приём задач от руководителя, декомпозиция и делегирование их удалённым сотрудникам.
Контроль исполнения поручений, ведение статусов задач.
Организация коммуникации между подразделениями и внешними контрагентами.
Административная поддержка
Поиск информации в интернете, подготовка справок и сводок.
Помощь в заполнении форм, заявок, анкет.
Выполнение разовых поручений руководителя

Требования:

Обязательные
Уверенный пользователь ПК: MS Word, Excel (таблицы, формулы), Google-документы, почта.
Базовое понимание юриспруденции: виды документов, реквизиты, порядок оформления писем и договоров.
Базовое понимание бухгалтерии: назначение первичных документов (счёт, счёт-фактура, акт, накладная, УПД).
Навыки работы с кадровыми документами.
Грамотная устная и письменная речь.
Внимательность, ответственность, умение работать с большим объёмом информации.
Желательные
Опыт работы делопроизводителем, секретарём, офис-менеджером или помощником руководителя от 1 года.
Знание программ 1С (на уровне пользователя).
Опыт координации удалённых сотрудников.

Условия:

Высокая самоорганизация и инициативность (руководитель часто не в офисе — важно работать самостоятельно).
Исполнительность и умение доводить задачи до результата.
Коммуникабельность, умение чётко ставить задачи другим.
Способность работать в условиях многозадачности.
Доброжелательность, готовность «подхватить» любую задачу.