Проектный менеджер в дизайн-студию

Нам нужен не просто координатор, который передает сообщения между клиентом и исполнителями, а менеджер, который берет на себя ответственность за движение проекта, сроки, коммуникацию и предсказуемость результата.

* Прочитайте вводные про оформление отклика, пожалуйста.

Что нужно будет делать на проекте

• Вести проекты от старта до финальной передачи клиенту.
• Быть основным контактным лицом клиента и организовывать рабочую коммуникацию.
• Составлять и постоянно актуализировать календарный план проекта.
• Ставить исполнителям конкретные задачи со сроками и контролировать их выполнение.
• Координировать дизайнеров, верстальщиков, иллюстраторов, корректоров, переводчиков, программистов, арт-директора, редактора и других специалистов, которые участвуют в проекте.
• Организовывать и проводить регулярные встречи с клиентом и командой, вести протоколы встреч и передавать согласованные на встрече задачи - исполнителям в студии.
• Проактивно информировать клиента о статусе проекта: что готово, что происходит сейчас, что будет дальше и когда ждать следующий результат.
• Управлять ожиданиями клиента и предупреждать о рисках и возможных изменениях сроков заранее, а не после возникновения проблемы.
• Отслеживать клиентские правки от момента получения до полного закрытия: фиксировать их, ставить исполнителям задачи и сроки, контролировать выполнение и самостоятельно, что правки внесены перед тем, как отправить результат клиенту.

«На пиковой стадии проекта может быть 500 и более правок (в самом сложном проекте было 2500 правок, но это скорее исключение)».

• Не считать подтверждение исполнителя «все готово» достаточным основанием для отправки результата клиенту — менеджер самостоятельно сверяет результат с поставленными задачами и комментариями.
• В критических ситуациях добиваться определенности и результата: при необходимости звонить исполнителям, усиливать коммуникацию и своевременно эскалировать проблему.
• Заранее обеспечивать доступность необходимых участников команды в периоды важных и срочных сдач.

«Если мы не вкладываемся в сроки, клиент может наложить штраф по договору, поэтому задача проджекта — чтобы все уложились в срок. Срок в таких проектах — не пожелание клиента, а зачастую договорное обязательство, связанное с деньгами, публикацией, собранием акционеров, печатью и т. п.».

• Рано замечать признаки недовольства клиента и своевременно подключать руководителя студии, не дожидаясь развития конфликта.
• Организовывать получение от клиента необходимых исходных материалов, требований и предыдущих версий отчетов.
• Следить за согласованием материалов: клиент и главный согласующий от студии должны видеть и согласовывать именно ту версию, которая в итоге передается, публикуется или отправляется в печать.
• Поддерживать порядок в проектных файлах и версиях: актуальные материалы должны быть однозначно определены, предыдущие версии — архивированы.
• Вести учет выполненных объемов, ставок, предоплат и расчетов с исполнителями своих проектов.

«РМ только фиксирует данные и дальше передает их бухгалтеру/администратору, за документооборот и оплаты отвечает отдельный человек».

• Организовывать финальный контроль материалов перед передачей клиенту.

Что для нас особенно важно

Проактивность

Клиент не должен первым спрашивать: «Какой сейчас статус?» или «Когда будет готово?». Менеджер сам дает необходимую информацию раньше, чем у клиента возникает необходимость ее запрашивать.

Ответственность за результат

Для нас работа менеджера не заканчивается на «я передал/а дизайнеру» или «исполнитель сказал, что все сделал».

Менеджер отвечает за полный цикл задачи: получил → зафиксировал → поставил исполнителю → назначил срок → получил результат → проверил → при необходимости вернул на доработку → передал клиенту.

Управление ожиданиями

У клиента должно постоянно сохраняться понимание, где находится проект, что происходит сейчас и когда будет следующий результат.

Если возникает проблема, то руководитель студии, а потом и клиент должны узнать об этом от менеджера заранее, а не обнаружить проблему самостоятельно.

Внимание к деталям

В наших проектах важны не только этапы и дедлайны, но и множество небольших процессных деталей: правки, версии файлов, согласования, шрифты, ссылки, PDF, переводы, редакционные правила и технические требования.

Менеджеру не нужно быть дизайнером или верстальщиком, но необходимо уметь организовать и проконтролировать эту работу.

Умение добиваться результата

Если сообщение исполнителю осталось без ответа, а результат нужен сегодня, недостаточно сказать: «Я ему написал/а».

Менеджер должен понимать, когда необходимо позвонить, повторно связаться, обозначить критичность срока, найти другой способ решения или подключить руководителя в студии.

Чувство клиентской коммуникации

Нам важна спокойная, точная и профессиональная письменная коммуникация без фамильярности, грамматических ошибок, двусмысленных интонаций, неуместных смайликов и перекладывания внутренних проблем команды на клиента.

Клиент должен воспринимать нас как единую организованную команду, а не как набор отдельных специалистов.

Эмоциональная стабильность важна. Оставаться спокойным и собранным, даже если вокруг все устали. Не передавать негативные эмоции в команде и к клиенту, обрывать эту цепочку.

Здравое профессиональное суждение

Если менеджер не уверен в техническом, дизайнерском, редакционном или производственном вопросе, он сначала уточняет его внутри команды и только после этого выходит к клиенту с подготовленной формулировкой, рекомендацией или вариантами решения.

Условия проекта:

• Это проектная работа. Мы ищем проджекта на проекты с февраля по июнь. Февраль - март загрузка небольшая, пару раз в неделю. Активным надо быть в апреле и мае, когда пойдет шквал правок. В мае-июне активность спадает, но важно эмоционально - сдача проекта.
• Оплата работы проджект-менеджера составляет от 130 000 до 150 000 - в зависимости от проекта (не в месяц, а за проект). Предоплата 20-30%. Постоплата производится, когда проект закрыт актами от конечного клиента.
• Оплата официально: нужен статус ИП или самозанятого в РФ.
• Подчинение арт-директору.
• Мы в целом работаем с 10:00 до 18:00 ПН-ПТ, но ваша загрузка зависит от проектной, если задач нет – их нет :) В апреле работаем до полного внесения правок. Важно, чтобы время вашей локации совпадало с МСК и не было задержек в коммуникации из-за разных часовых поясов. Важен отклик на сообщение клиента в течение часа в пиковый период.

Что нужно сделать, чтобы начать работать:

1. Откликнуться здесь на вакансию: написать короткое сопроводительное письмо с рассказом о себе, дать ссылку на ваше портфолио (если есть). Обязательно указать «Готов выполнить тестовое задание». Отклики без выполнения этого пункта останутся без ответа.
2. Выполнить тестовое задание. С помощью теста вы сможете понять, какие будут типичные рабочие задачи. Файл теста нужно скачать (он один для всех кандидатов). Выполненное задание разместите на Яндекс-диске и пришлите ссылку в ответном сообщении на HH.ru.
3. Пройти собеседование с арт-директором.