Помощник/ассистент руководителя

Ищем ответственного и системного сотрудника для работы непосредственно с собственником бизнеса.

Основная задача — контролировать выполнение текущих процессов и поручений по нескольким направлениям:

коммерческая недвижимость,

розничный бизнес,

финансовая отчетность,

документы и контроль сотрудников.

Обязанности

Недвижимость:

• контроль своевременного поступления арендных платежей;

• ведение информации по арендаторам и объектам;

• еженедельный объезд объектов недвижимости;

• контроль технического и внешнего состояния объектов;

• фотофиксация и постановка задач по выявленным недостаткам;

• взаимодействие с арендаторами с отдельного рабочего телефона.

Финансы и отчетность:

• контроль своевременной сдачи финансовых отчетов сотрудниками;

• внесение данных в Excel/Google Таблицы;

• ведение и актуализация управленческих таблиц;

• подготовка сводной информации для собственника;

• контроль платежей, сроков и необходимых документов.

Документы и поручения:

• получение и отправка корреспонденции;

• работа с Почтой России, организациями и государственными учреждениями;

• получение документов по доверенности;

• поездки в суды и другие учреждения для подачи/получения документов;

• контроль сроков по документам и обращениям.

Контроль сотрудников:

• участие в рабочих чатах и группах компании;

• фиксация поставленных собственником задач;

• контроль сроков и фактического выполнения поручений;

• запрос отчетов и подтверждений выполнения;

• напоминание ответственным сотрудникам;

• информирование собственника о просроченных или невыполненных задачах.

Кого мы ищем

Нужен не просто секретарь, а человек, который умеет контролировать и доводить поставленные задачи до результата.

Важно:

• высокая организованность и ответственность;

• внимательность к цифрам и документам;

• уверенное владение Excel/Google Таблицами;

• грамотная письменная и устная речь;

• умение самостоятельно организовывать свой рабочий день;

• настойчивость при контроле других сотрудников;

• готовность к разъездной работе по городу;

• нормальное отношение к работе с документами, судами и государственными учреждениями;

• соблюдение конфиденциальности.

Опыт работы помощником руководителя, операционным ассистентом, координатором, администратором, бухгалтером на первичной документации или управляющим будет преимуществом.

Условия

• работа напрямую с собственником;

• несколько действующих направлений бизнеса и объекты недвижимости;

• офисная и разъездная работа;

• предоставляется отдельный рабочий телефон;

• официальные доверенности для выполнения необходимых поручений;

• понятные задачи и зоны ответственности;

• долгосрочная работа.

По недвижимости предусмотрено несколько дней интенсивной офисной работы ежемесячно для сверки платежей и отчетности, а также объезд объектов примерно один раз в неделю. Остальное время — текущий контроль бизнеса, сотрудников, документов и поручений собственника.

Заработная плата: обсуждается по результатам собеседования и зависит от опыта кандидата.

В отклике коротко напишите:

1. Где и кем работали последние 2–3 года.

2. Насколько уверенно работаете с Excel/Google Таблицами.

3. Был ли опыт работы с документами, судами или государственными учреждениями.

4. Был ли опыт контроля работы других сотрудников.

Ищем человека на длительный срок, которому можно передать значительную часть текущего операционного контроля.