Офис-менеджер
Офис-менеджер
Домодедово, Индустриальная улица, с1
Описание вакансии
Обязанности:
Посмотреть контакты работодателя
- координация работы менеджера: постановка и приоритизация задач, контроль сроков, фиксация договорённостей и контроль их исполнения;
- обработка входящих и исходящих звонков: распределение обращений по ответственным, первичная квалификация запросов (наличие, сроки, подбор по каталогу, условия поставки), фиксация в CRM, контроль передачи и статусов;
- работа с клиентской базой: первичное консультирование по типовым вопросам (в том числе подбор позиций с учётом технологий производства и особенностей материалов), помощь в закрытии простых запросов без участия менеджера, соблюдение стандартов коммуникации с дизайнерами и архитекторами;
- выписка и оформление первичных документов (накладные, счета, акты) в 1С, проверка корректности реквизитов, артикулов и цен по актуальным каталогам, контроль комплектности пакета документов и сроков отправки;
- ведение документооборота в MS Office: подготовка отчётов, шаблонов коммерческих предложений, спецификаций и технических подборок, структурирование данных в Excel (формулы, сводные таблицы, диаграммы, прайс‑листы), форматирование и вёрстка документов в Word, подготовка материалов для дизайнеров (подборки, прайсы, техкарты с учётом особенностей технологий — экструзия, инжекция, XPS POLYMER);
- взаимодействие со смежными отделами (производство, логистика, склад, выставочная команда) и внешними контрагентами: согласование сроков и статусов отгрузки, контроль исполнения, фиксация результатов, оперативное информирование менеджеров о рисках срыва сроков;
- уверенное владение MS Office: Word (шаблоны, стили, форматирование, вёрстка), Excel (формулы, сводные таблицы, структурирование списков, базовые диаграммы, работа с прайс‑листами и артикулами);
- знание 1С на уровне пользователя: создание и проведение документов, работа со справочниками (номенклатура, контрагенты), базовые отчёты, понимание логики статусов и этапов сделки;
- опыт обработки входящих/исходящих звонков и работы с клиентами от 6 месяцев, навыки деловой переписки и ведения базы обращений, умение объяснять технические и ассортиментные нюансы простым языком (в том числе особенности материалов и технологий производства);
- умение структурировать задачи, расставлять приоритеты, работать в режиме многозадачности и не терять сроки при потоке запросов;
- грамотная устная и письменная речь, внимание к деталям и аккуратность при работе с цифрами, реквизитами и артикулами;
- готовность следовать регламентам и участвовать в улучшении процессов (например, помогать актуализировать шаблоны для дизайнеров, чек‑листы по отгрузкам, инструкции по работе с каталогами).
- график: 5/2, с 08:00 до 17:00;
- место работы: офис в Подольске.
- зарплата: от 110 000 ₽ на руки;
- испытательный срок: 3 месяца с чёткими критериями успеха: точность документов ≥99 % (без ошибок в реквизитах, суммах, артикулах), соблюдение сроков передачи документов и ответов клиентам ≥95 %, отсутствие возвратов от смежных отделов из‑за неполного комплекта, самостоятельное закрытие типовых запросов без эскалации на менеджера — не менее 80 %;
- оформление по ТК РФ, оплачиваемые отпуска и больничные;
- стабильная нагрузка, понятные KPI, отсутствие хаотичных «авралов».