Бизнес ассистент

Business Assistant → Project Manager

UPWISO — маркетинговое агентство | SEO · GEO · стратегический маркетинг

Ищем человека, который сначала станет правой рукой руководителя, а со временем сможет вырасти в Project Manager и самостоятельно вести клиентские проекты.

Это не вакансия секретаря и не работа в формате «получил задачу → выполнил → жду следующую».

Нам нужен человек, который любит порядок, умеет общаться с людьми, не теряет договорённости и способен сам увидеть: здесь забыли ответить, здесь завис лид, здесь завтра дедлайн, а здесь нужно напомнить клиенту до того, как об этом вспомнит руководитель.

Что нужно будет делать

Лиды и CRM

• общаться с входящими лидами в мессенджерах;

• проводить первичную квалификацию по готовому алгоритму;

• собирать необходимую информацию о клиенте и его задаче;

• записывать потенциальных клиентов на встречи;

• вести CRM и следить за актуальностью статусов;

• делать follow-up;

• контролировать, чтобы ни один потенциальный клиент не потерялся;

• постепенно брать на себя больше коммуникации с лидами.

Бизнес-мероприятия

Мы проводим мероприятия.

Нужно будет:

• общаться с потенциальными участниками;

• отвечать на вопросы;

• регистрировать участников;

• контролировать оплаты;

• отправлять подтверждения и напоминания;

• вести списки;

• делать follow-up после мероприятий.

Организация работы руководителя

Одна из важных задач — помогать руководителю не держать всю операционку в голове.

• вести календарь;

• назначать и переносить встречи;

• следить за пересечениями;

• подтверждать встречи;

• заранее готовить краткий контекст к созвонам;

• фиксировать договоренности;

• контролировать follow-up;

• помогать с планированием недели и приоритетами;

• напоминать не просто о задаче, а помогать доводить её до результата.

Например, вместо:

«Вы хотели написать клиенту».

Мы ждём подхода:

«Клиент ждёт от нас решение до среды. Я подготовил информацию, осталось выбрать вариант А или Б. Какой отправляем?»

Операционные задачи

• фиксировать итоги встреч;

• превращать договорённости в конкретные задачи;

• контролировать сроки;

• запрашивать информацию у сотрудников и подрядчиков;

• собирать доступы и материалы от новых клиентов;

• организовывать kickoff-встречи;

• работать с Google Drive, документами и таблицами;

• искать необходимую информацию, сервисы, подрядчиков;

• помогать с текущими организационными задачами агентства.

Кого мы ищем

Можно без опыта ассистентом — готовы обучать. Главное: системность, самостоятельность, ответственность и желание быстро расти до Project Manager.

Опыт будет плюсом, но нам гораздо важнее, как вы думаете и работаете.

Вы нам подойдете, если:

• очень организованны;

• внимательны к деталям;

• быстро разбираетесь в новых инструментах;

• умеете самостоятельно искать решение;

• спокойно общаетесь с незнакомыми людьми;

• не боитесь написать человеку второй и третий раз;

• хорошо формулируете мысли письменно;

• не ждёте постоянных инструкций;

• замечаете проблему раньше, чем о ней приходится напоминать;

• умеете работать с ChatGPT и другими AI-инструментами;

• хотите развиваться в управлении проектами и бизнес-процессах.

Очень важное качество — умение закрывать открытые вопросы.

Если клиент обещал прислать материалы во вторник, мы не хотим в пятницу обнаружить, что их всё ещё нет. Хороший ассистент сам это заметит, напомнит клиенту и проконтролирует результат.

Что не подойдёт

Если вам комфортнее получить список задач, выполнить его и ждать следующих инструкций — скорее всего, нам будет сложно работать вместе.

Эта позиция предполагает постепенный рост самостоятельности и ответственности.

Перспектива роста

Мы не ищем ассистента навсегда.

План развития позиции:

Business Assistant → Operations Assistant → Junior Project Manager → Project Manager

Постепенно вы сможете подключаться к клиентским проектам, контролировать сроки и команду, участвовать во встречах, коммуницировать с клиентами и в дальнейшем самостоятельно вести проекты.

Для человека, который хочет развиваться в digital-маркетинге и project management, здесь будет много практики.

Условия

• удалённая работа;

• гибкий график, но важно быть на связи в согласованные рабочие часы;

• оплата $350 + бонусы

• возможность роста нагрузки, ответственности и оплаты вместе с переходом в Project Management;

• работа напрямую с руководителем.

Как мы оцениваем результат

Для нас важны не количество отправленных сообщений и не количество часов онлайн.

Хороший результат — когда:

• лиды не теряются;

• у каждого контакта есть следующий шаг;

• встречи организованы и подготовлены;

• договоренности зафиксированы;

• дедлайны не обнаруживаются в последний момент;

Для отклика необходимо заполнить короткую анкету:

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfGnf2yhW5dsglHNFqlSH7TjNqaBgDY2dXNr54GzJ8WSrhYLA/viewform?usp=dialog