Офис-менеджер | Помощник руководителя

Ассистент руководителя | офис-менеджер

Махачкала | Работа в офисе | Полный день

Мы — IT-компания, занимаемся внедрением, сопровождением и развитием корпоративных IT-систем и решений для бизнеса.

Ищем ассистента руководителя, который возьмёт на себя организацию и контроль текущих процессов компании.

У нас небольшой офис и небольшая команда, поэтому классических обязанностей офис-менеджера немного. Основная задача — помогать руководителю поддерживать порядок в работе с действующими клиентами, оплатами, лицензиями, задачами сотрудников и текущими организационными вопросами.

Нам нужен человек, которому можно передать задачу и быть уверенным, что она не потеряется и будет доведена до результата.

Чем предстоит заниматься:

Работа с действующими клиентами

• вести и поддерживать в порядке базу действующих клиентов;
• контролировать текущие организационные вопросы по клиентам;
• следить за договорённостями, сроками и следующими действиями;
• связываться с клиентами по вопросам документов, оплат, продлений и другим организационным вопросам;
• следить, чтобы ни один клиентский вопрос не оставался без ответственного и дальнейшего действия.

Продавать и самостоятельно искать новых клиентов не требуется — этим занимается отдельный менеджер по продажам.

Лицензии, подписки и закупки

• контролировать сроки действия лицензий и подписок клиентов;
• заранее запускать процесс продления;
• оформлять закупки и продления лицензий через партнёрские кабинеты и поставщиков;
• проверять правильность тарифа, периода и данных перед закупкой;
• контролировать получение и активацию лицензий;
• передавать необходимую информацию ответственным сотрудникам;
• фиксировать информацию о закупках и сроках действия в CRM;
• контролировать необходимые закупки для клиентских проектов.

Работе с нашими продуктами, поставщиками и партнёрскими кабинетами обучим.

Счета и оплаты

• контролировать выставление счетов действующим клиентам;
• следить за поступлением оплат;
• напоминать клиентам о предстоящих и просроченных платежах;
• контролировать дебиторскую задолженность;
• следить за связкой «оплата клиента → необходимая закупка → выполнение обязательств»;
• взаимодействовать с бухгалтерией по организационным вопросам и документам.

Вести бухгалтерский учёт самостоятельно не требуется.

Контроль задач и исполнителей

• контролировать задачи сотрудников и исполнителей;
• следить за ответственными и установленными сроками;
• напоминать о приближающихся и просроченных задачах;
• уточнять новые сроки при переносах;
• контролировать выполнение поручений руководителя;
• своевременно сообщать руководителю о проблемах, задержках и вопросах, требующих его решения;
• помогать в организации и проведении рабочих планёрок;
• фиксировать договорённости по итогам встреч и контролировать их исполнение.

Задача ассистента — не выполнять работу специалистов вместо них, а следить, чтобы договорённости и задачи не терялись.

Помощь руководителю

• вести рабочий календарь руководителя;
• назначать и координировать встречи;
• напоминать о встречах и важных задачах;
• фиксировать поручения и контролировать их выполнение;
• собирать вопросы, требующие решения руководителя;
• помогать организовывать рабочий день и приоритеты.

Офисные и административные вопросы

У нас небольшой офис, в котором постоянно работает несколько человек, поэтому этот блок занимает небольшую часть рабочего времени:

• заказ необходимых расходных материалов;
• работа с корреспонденцией и документами;
• небольшие офисные закупки;
• встреча посетителей;
• решение текущих организационных вопросов.

Кого мы ищем

Нам подойдёт человек, который:

• любит порядок и системность;
• умеет доводить задачи до результата;
• внимательно относится к срокам и деталям;
• способен одновременно держать под контролем несколько процессов;
• не боится общаться с клиентами;
• умеет вежливо, но настойчиво напоминать сотрудникам и клиентам о договорённостях;
• не ждёт постоянных указаний руководителя по каждой мелочи;
• умеет самостоятельно разобраться в задаче и задать правильные вопросы;
• уверенно работает с компьютером, таблицами, документами и календарями;
• обладает грамотной устной и письменной речью.

Опыт работы с CRM, Bitrix24, документооборотом, лицензиями или в IT-компании будет преимуществом, но не является обязательным.

Главное для нас — ответственность, внимательность и способность организовывать работу.

Что НЕ входит в обязанности:

• холодные звонки и поиск новых клиентов;
• выполнение плана продаж;
• бухгалтерский учёт;
• техническая настройка IT-систем;
• выполнение работы программистов и технических специалистов.

Условия

• работа в офисе в Махачкале;
• полный рабочий день, 5/2;
• небольшая команда;
• обучение продуктам компании, CRM и внутренним процессам;
• понятная зона ответственности;
• прямое взаимодействие с руководителем;
• возможность постепенно получить больше самостоятельности и ответственности;
• перспектива профессионального роста до операционного менеджера

На старте — фиксированная часть. После прохождения адаптации — фикс + ежемесячная премия за качество ведения процессов.

Премия зависит не от продаж, а от результата работы: своевременного контроля продлений и закупок, отсутствия потерянных клиентских вопросов, контроля оплат, порядка в задачах и CRM.

Как выглядит хороший результат работы

Через несколько месяцев работы:

• ни одно продление клиента не забыто;
• необходимые лицензии закупаются вовремя и без ошибок;
• оплаты находятся под контролем;
• по каждому важному клиентскому вопросу понятен следующий шаг;
• у задач есть ответственные и сроки;
• просроченные задачи не остаются без контроля;
• встречи и поручения руководителя не теряются;
• руководителю не приходится самостоятельно помнить обо всех текущих мелких задачах компании.

Если вам нравится организовывать процессы, наводить порядок и добиваться того, чтобы начатые задачи действительно доводились до результата — будем рады познакомиться.