Администратор / куратор учебного процесса

EFET STUDIO CRÉA — Крупнейший институт искусств, филиалы которого расположены по всему миру. Философия института предполагает освоение профессии через активное погружение студентов в культурную и профессиональную среду. Наши направления обучения: дизайн интерьера и графический дизайн.

Мы ищем внимательного, ответственного, доброжелательного администратора, готового обеспечивать бесперебойную организацию учебного процесса и быть связующим административным звеном между студентами, преподавателями и руководством. Мы нацелены на долгосрочное сотрудничество и готовы вкладываться в профессиональный рост и развитие.

Что необходимо:

• Опыт работы администратором или секретарем желателен;
• Умение свободно общаться и находить общий язык с разными людьми, открытость, позитивность, доброжелательность;
• Ответственность, трудолюбие, аккуратность, стрессоустойчивость, внимательность;
• Умение организовать свою работу в большом потоке информации;
• Умение работать в команде и эффективно решать совместные задачи;
• Грамотная речь;
• Свободное владение MS Office;
• Опыт работы с CRМ системами;

Что предстоит делать:

1. Координация учебного процесса

• Открытие и закрытие учебных пространств, встреча преподавателей и студентов.
• Подготовка аудиторий к занятиям.
• Оперативная помощь преподавателям: печать необходимых материалов, подготовка оборудования, передача учебных и организационных материалов.
• Решение текущих организационных вопросов во время проведения занятий.

2. Контроль расписания

• Полное владение актуальным расписанием: время занятий, аудитории, преподаватели, учебные группы.
• Контроль изменений и своевременное информирование о них студентов и преподавателей.
• Оперативные ответы на вопросы студентов по расписанию во всех учебных чатах.
• Предотвращение организационных накладок, связанных с аудиториями, переносами и изменениями расписания.

3. Сопровождение внеучебных мероприятий

• Организационная поддержка выездных мероприятий, выставок, профессиональных встреч, экскурсий и иных мероприятий Института.
• Контроль подготовки и проведения мероприятий.
• Своевременное информирование руководства и ответственных сотрудников о ходе подготовки и возникающих вопросах.
• При необходимости — ведение отчетности по мероприятиям.
• Сбор подтверждающих и информационных материалов: фотографии, рекомендательные письма, публикации и упоминания Института в социальных сетях и других источниках.

4. Контроль студенческих работ и обходов

• Организационное сопровождение промежуточных и итоговых обходов.
• Контроль своевременной передачи студенческих работ и материалов ответственным сотрудникам.
• Сбор материалов, необходимых для сайта, социальных сетей, архива и визуальной коммуникации Института.
• Фотофиксация работ и процесса обходов в соответствии с установленными требованиями.
• Контроль полноты визуальной отчетности по результатам учебного процесса.

5. Контроль порядка и присутствие на учебных площадках

• Регулярное присутствие на всех закрепленных учебных площадках.
• Посещение второй площадки Института не реже одного раза в неделю (Ленполиграфмаш)
• Контроль организационного порядка в аудиториях и общих пространствах.
• Оперативное решение возникающих на площадках административных вопросов в пределах своих полномочий.

6. Коммуникация с преподавателями и студентами

• Постоянная рабочая коммуникация с преподавателями, студентами и ответственными сотрудниками Института.
• Контроль сообщений в рабочих и учебных чатах и своевременные ответы на организационные вопросы.
• Корректная передача информации между преподавателями, студентами и руководством.
• Соблюдение профессионального стиля коммуникации и установленной субординации.
• Своевременная передача руководству вопросов, требующих согласования или принятия управленческого решения.

7. Техническое сопровождение

• Уверенное владение компьютером и базовыми цифровыми инструментами, необходимыми для организации учебного процесса.
• Базовая техническая поддержка преподавателей при работе с компьютерным оборудованием.
• Помощь в запуске трансляций Zoom и организации их записи
• Оперативное решение несложных технических вопросов либо своевременное обращение к ответственному специалисту.

Мы предлагаем:

• Пятидневка с субботой (один выходной день на буднях)
• Посменная работа: основная смена — утренняя с 9:30 до 17:30, возможен выход в вечернюю смену с 14:30 до 22:30. График смен согласовывается.
• Работа в комфортном офисе - около ст. метро "Приморская";
• Дружный, творческий, молодой коллектив;
• Поддержка и обучение;
• Профессиональная творческая среда, возможность взаимодействовать с преподавателями и практиками из мира дизайна;
• Возможность развития и карьерного роста;
• Испытательный срок 2 месяца.