Руководитель отдела административно обеспечения - помощник руководителя

Должностные обязанности:

1. Организация административной деятельности
• Общее руководство отделом административно-документационного обеспечения.
• Общее руководство отделом медиа и коммуникаций.
• Выстраивание и оптимизация внутренних административных процессов.
• Формирование системы эффективного документооборота (входящая, исходящая, внутренняя документация).

2. Контроль исполнения поручений
• Организация системы контроля исполнения поручений председателя.
• Мониторинг сроков исполнения и качества подготовки материалов.
• Взаимодействие с руководителями структурных подразделений по вопросам исполнения задач.

3. Организационное сопровождение деятельности
• Подготовка материалов к совещаниям, заседаниям и официальным мероприятиям.
• Организация и проведение региональных координационных советов по взаимодействию с Движением Первых.
• Протокольное сопровождение мероприятий, подготовка протоколов и контроль реализации решений.
• Координация взаимодействия с муниципальными образованиями и партнёрами.

4. Управление сотрудниками курируемых отделов
• Руководство, постановка задач и контроль их выполнения.
• Оценка эффективности работы сотрудников.
• Формирование рабочей дисциплины и поддержание корпоративных стандартов.
• Развитие командной культуры, ориентированной на ответственность и результат.

5. Аналитическая и проектная деятельность
• Подготовка докладов, аналитических записок, служебных писем.
• Разработка регламентов и внутренних нормативных документов.
• Участие в разработке управленческих решений.
• Ведение планирования деятельности организации в части административного сопровождения.

6. Созидательная и ценностная составляющая должности
• Формирование в коллективе культуры служения, ответственности и созидания.
• Создание эффективной, устойчивой системы управления, способствующей развитию организации.
• Внедрение современных управленческих практик, направленных на повышение прозрачности и результативности работы.

Требования к кандидату:

• Опыт управленческой работы от 1–3 лет (желательно в государственных или общественных организациях)
• Опыт организации документооборота и административных процессов
• Понимание принципов работы органов власти или общественных структур
• Навыки подготовки аналитических материалов, докладов, служебных записок
• Умение работать в режиме многозадачности и сжатых сроков
• Высокий уровень ответственности и самоорганизации

Ключевые навыки:

• Организация и управление процессами
• Контроль исполнения поручений
• Управление командой и постановка задач
• Деловая коммуникация и переговоры
• Документооборот и регламентная работа
• Аналитическое мышление
• Подготовка презентационных и отчетных материалов
• Планирование и системное мышление
• Работа в офисных программах (Word, Excel, PowerPoint)
• Навыки работы в CRM/системах управления задачами (например, Bitrix24 — будет плюсом)

Условия: