Делопроизводитель-нормоконтролер
Делопроизводитель-нормоконтролер
Санкт-Петербург, улица Михайлова, 17Е
Метро: Площадь ЛенинаОписание вакансии
Обязанности:
- Прием и регистрация заявок на сертификацию от юридических лиц-заявителей на сертификацию (организаций). Направление зарегистрированных заявок в орган по аккредитации. Регистрация выданных сертификатов в органе по аккредитации.
- Ведение сертификационных дел организаций (акты, отчеты, протоколы и т.д.). Нормоконтроль сертификационных документов. Контроль комплектности документов сертификационного дела и наличия подписей руководителя экспертной группы и аудиторов, принимавших участие в проверке. Сбор подписей при их отсутствии.
- Ведение реестров выданных сертификатов (в том числе на сайте компании) и решений по сертификации.
- Направление приказов о назначении экспертной группы заявителям на сертификацию и членам экспертной группы (внешним экспертам).
- Сканирование поступивших документов по аудитам и загрузка данных в CRM. Постановка в CRM задач сотрудникам в пределах компетентности делопроизводителя-нормоконтролера.
- Контроль сроков действия выданных сертификатов для формирования графиков инспекционного контроля.
- Подготовка почтовых отправлений. Регистрация входящих и исходящих писем. Мониторинг электронной почты. Удаление спама. Распределение писем по категориям и исполнителям. Пересылка писем специалистам или руководителям в соответствии с регламентом компании. Взаимодействие с курьерами.
- Отслеживание сроков исполнения задач специалистами в CRM.
- Помощь руководителю органа по сертификации и его заместителям в оформлении необходимой документации.
- Хранение актуальных версий инструкций, приказов и положений (управление регламентами). Архивирование.
- Своевременный заказ канцелярии, воды, бланков сертификатов.
- Нужен в хорошем смысле "буквоед" - специалист с высокой степенью концентрации внимания, дотошный, скрупулезный, настойчивый, для которого фраза "умение работать в режиме многозадачности" - обычный стиль жизни делопроизводителя-нормоконтролера.
- Высшее или среднее специальное образование.
- Опыт делопроизводства не менее 3-5 лет.
- Понимание специфики деятельности компании или высокая скорость адаптации.
- Профильное обучение по специальности «Специалист по документационному обеспечению управления" будет вашим преимуществом.
- Уверенный пользователь ПК: Excel, Word; Adobe Acrobat, FineReader, архиваторы WinRAR, 7-Zip; облачные хранилища (Яндекс.Диск) и т.д.
- Навыки работы в CRM (БИТРИКС24).
- Мы ищем человека, который быстро вольется в нашу команду. Для понимания специфики деятельности есть возможность бесплатного обучения на курсах повышения квалификации для общего понимания принципов работы органа по сертификации.
- Полное соблюдение ТК РФ.
- Куратор в первую рабочую неделю.
- Заработная плата 70 000 руб. на испытательном сроке. Надбавка после завершения испытательного срока. Премирование по результатам командной работы органа по сертификации.
- Возможность обучение по профилю деятельности компании .
- Возможность карьерного роста.
Навыки
- Делопроизводство
- Документальное сопровождение
- Ведение документации
- оформление документации
- Офисная техника
- Сертификация
- Электронная почта
- Предварительное рассмотрение документации
- Навыки работы с первичной документацией
- Умение работать в коллективе
- Передача документации на исполнение
- входящая документация
- Деловая этика