Бизнес-ассистент / процессный координатор руководителя

Ищу человека, который умеет превращать хаос в систему.

Мне нужен не классический секретарь и не личный помощник для бытовых поручений. Нужен процессник, который будет держать вокруг меня организационный контур: встречи, договорённости, контрольные даты, задачи, документы и коммуникацию между сотрудниками.

Главный результат вашей работы — ничего не потерялось, не зависло и не потребовало второго напоминания.

Что предстоит делать

· Отслеживать контрольные даты, задачи и договорённости в CRM.
· Контролировать выполнение поручений сотрудниками: запрашивать статусы, напоминать и доводить до результата.
· Сопровождать меня на онлайн- и офлайн-встречах.
· Фиксировать по итогам встреч решения: кто / что делает / к какому сроку.
· Переносить договорённости и задачи в CRM и контролировать их дальнейшее исполнение.
· Вести календарь: встречи, переносы, напоминания, подготовка участников.
· Организовывать командировки: билеты, гостиницы, трансферы, расписание.
· Координировать коммуникацию между отделами и сотрудниками компании.
· Собирать необходимую информацию к встречам и управленческим решениям.
· Готовить короткие сводки для руководителя: что сделано, что просрочено, где требуется решение.
· Вести деловую переписку и организационные коммуникации.
· Контролировать отправку, получение и подписание документов.
· Поддерживать порядок в папках и документах — нужная информация должна быстро находиться.
· Превращать голосовые сообщения, идеи и поручения руководителя в структурированные задачи.
· Описывать повторяющиеся процессы в виде простых инструкций и чек-листов.
· Использовать ChatGPT и другие ИИ-инструменты для протоколов, анализа, черновиков писем и структурирования информации.

Какой человек мне нужен

Вы любите порядок и структуру не потому, что «так положено», а потому, что вам самим некомфортно, когда что-то висит и теряется.

Важно:

· системное и структурное мышление;
· внимательность к срокам и деталям;
· умение одновременно держать несколько процессов;
· самостоятельность;
· настойчивость в контроле исполнения;
· способность самостоятельно разобраться в незнакомой задаче;
· умение предложить несколько вариантов решения, а не просто сообщить о проблеме;
· спокойное отношение к большому количеству разноплановых задач;
· грамотная письменная речь;
· уверенная работа с CRM, календарями, таблицами и документами;
· готовность быстро осваивать новые программы и ИИ-инструменты.

Главное правило: не приходить с «не знаю, что делать». Сначала разобраться и предложить варианты.

Рассмотрим в том числе студентов старших курсов, если вы готовы полноценно включаться в работу, умеете самостоятельно организовывать своё время и совмещать работу с учёбой без ущерба для задач.

Формат работы

· г. Санкт-Петербург.
· Гибридный формат: часть задач удалённо, часть — личное присутствие на встречах/в офисе.
· Периодическое сопровождение на офлайн-встречах и мероприятиях.
· Основная коммуникация — мессенджеры, CRM и встречи.
· Работа предполагает высокий уровень доверия и доступ к внутренней информации компании.

Оплата

55 000 ₽ фиксированный оклад + до 15 000 ₽ ежемесячная премия.

Премия складывается из трёх показателей:

5 000 ₽ — контроль поручений и сроков
Все поручения зафиксированы. По каждой задаче есть ответственный и срок. Просрочки своевременно выявляются и эскалируются. Руководителю не приходится самостоятельно вспоминать, кому и что он поручил.

5 000 ₽ — встречи и договорённости
Встречи организованы без накладок. После значимых встреч договорённости зафиксированы, задачи поставлены в CRM, ответственные и сроки определены.

5 000 ₽ — организационная надёжность
Календарь, поездки, документы и коммуникации организованы без сбоев. Нет ситуаций, когда руководитель вынужден самостоятельно исправлять организационные ошибки или повторно напоминать о задаче ассистенту.

Главный принцип: руководитель перестаёт быть контролёром собственного ассистента.

Для сильного человека, который сможет взять на себя больше ответственности и реально стать правой рукой руководителя, предусмотрен рост дохода и зоны ответственности.

Что вы получите помимо зарплаты

Это позиция рядом с собственником бизнеса, а не работа в изолированной административной функции.

Вы будете присутствовать на переговорах, внутренних встречах и обсуждении реальных бизнес-задач, видеть, как принимаются решения, как строятся процессы и как управляются несколько направлений.

Здесь можно очень быстро вырасти в управленческом мышлении, если вам действительно интересно понимать бизнес, а не только выполнять поручения.

Как откликнуться

В отклике напишите коротко о себе и обязательно приведите один реальный пример, когда вам дали хаотичную или плохо сформулированную задачу, а вы самостоятельно разобрались, структурировали её и довели до результата.

Без конкретного примера отклики рассматривать не будем.