Специалист по документообороту

Обязанности:

Специалист по документообороту в отдел снабжения

• Ведение закупочной документации. Специалист оформляет и ведёт договоры, накладные (в том числе товарно-транспортные), счета, спецификации, акты, счета-фактуры, паспорта поставок и другие документы, связанные с закупками.
• Контроль оформления и исполнения документов. Проверяет правильность заполнения всех форм, соответствие документов установленным стандартам и требованиям законодательства. Контролирует своевременность регистрации документов и их передачу в соответствующие подразделения
• Учёт закупочных операций. Фиксирует данные о закупках в информационных системах, ведёт базы данных по закупкам, отслеживает движение материалов .
• Работа с актами сверки и претензиями. Ведёт акты сверки с поставщиками, при выявлении расхождений или нарушений оформляет претензии, проводит расчёты по ним.
• Контроль выполнения договорных обязательств. Следит за соблюдением сроков поставок, качеством товаров, выполнением условий договоров.
• Формирование отчётности. Подготавливает отчёты для руководства, например, по расходам, экономии средств, динамике цен, результатам закупочных процедур.
• Обеспечение сохранности документов. Принимает меры по обеспечению сохранности документов, контролирует их сохранность и конфиденциальность.
• Организация архивного хранения. Участвует в процессе передачи дел в архив, контролирует правильное формирование, хранение и сдачу дел.
• Внутренний контроль исполнения документов. Осуществляет контроль за исполнением документов несколькими исполнителями, устанавливает очерёдность их исполнения.