Family office manager / руководитель family-офиса

LuckyGroup — международная компания, создающая и развивающая проекты и решения в сфере медиабаинга и партнёрского маркетинга.

Ищем сильного Family office manager — человека, который станет правой рукой руководителя и возьмёт на себя координацию личных и организационных задач.

Это не классическая позиция секретаря или административного ассистента. Нам нужен самостоятельный управленец, который умеет организовывать процессы, координировать людей и подрядчиков, контролировать выполнение задач и выстраивать работающие регламенты.

Чем предстоит заниматься:

• Координировать работу личного персонала и подрядчиков: ставить задачи, контролировать сроки и качество выполнения.
• Организовывать подбор и адаптацию личного персонала: водители, домашний персонал, помощники и др.
• Выстраивать и внедрять регламенты, инструкции, чек-листы и стандарты работы.
• Вести систему задач руководителя: фиксировать договорённости, контролировать дедлайны, инициировать follow-up и своевременно напоминать о важных вопросах.
• Решать нестандартные задачи «под ключ»: находить нужных специалистов, товары, услуги, организовывать сложную логистику и мероприятия.
• Собирать и анализировать информацию, сравнивать варианты и предлагать оптимальное решение с аргументацией.
• Вести переговоры с подрядчиками и поставщиками, добиваться лучших условий и оптимизировать расходы.
• Контролировать бюджеты, расходы и финансовую отчётность по порученным направлениям.
• Предлагать и реализовывать улучшения процессов, предотвращать проблемы до их возникновения.
• Выполнять личные поручения руководителя и обеспечивать высокий уровень сервиса.
• При необходимости сопровождать руководителя в поездках и командировках.

Наши ожидания:

• Опыт работы личным ассистентом первого лица, Chief of Staff, project/operations manager или на аналогичной позиции с широким кругом ответственности.
• Опыт координации людей и подрядчиков, в том числе без прямого административного подчинения.
• Навык самостоятельного подбора персонала и проведения собеседований.
• Опыт разработки регламентов, инструкций и чек-листов с нуля.
• Сильные навыки планирования и управления большим количеством параллельных задач.
• Системность, внимательность к деталям и развитый навык follow-up.
• Умение самостоятельно искать информацию, анализировать варианты и принимать решения.
• Опыт переговоров и работы с подрядчиками.
• Ответственное отношение к финансам и конфиденциальной информации.
• Высокий уровень самостоятельности и готовность работать в режиме высокой динамики.

Будет преимуществом:

• Опыт работы с личным персоналом и family office.
• Опыт управления проектами или операционными процессами.
• Английский язык на уровне от B2.
• Опыт международных командировок и организации поездок.
• Владение Notion, Asana, Todoist и другими task-management системами.
• Использование AI-инструментов для автоматизации и ускорения рабочих процессов.

Что мы предлагаем:

• формат работы: remote + командировки;

• предлагаем атмосферу молодой компании, гибких процессов и прозрачности;

• оформляем по ТК РФ и всё, что с этим связано;

• предоставляем ДМС после испытательного срока, а еще у нас есть корпоративный врач;

• поддерживаем стремление к развитию: корпоративные скидки на обучение от партнеров;

• доверяем: есть возможность взять 3 дня в квартал по болезни, без официального подтверждения;

• работаем 5/2, гибкий старт дня с 09:00 до 11:00;

• находимся в шаговой доступности от м. Василеостровская или м. Спортивная-2, в офисе есть всё необходимое для отличной рабочей жизни.