Офис-менеджер

Условия:

ООО «Кабельные системы» (г. Орехово-Зуево) — генеральный подрядчик операторов «Большой четверки». Мы строим телеком-инфраструктуру полного цикла: от проекта до ввода в эксплуатацию. Наш принцип — системность на всех этапах: от подписания контракта до финального акта сдачи. Работаем с крупнейшими заказчиками, объекты — по всей Московской области и за ее пределами.

Кого мы ищем:

Нам нужен не просто офис-менеджер. Мы ищем человека, который возьмет на себя управление потоками информации по нескольким направлениям и сделает так, чтобы ни одно письмо, ни один счет, ни один путевой лист не потерялись и не задержались.

Обязанности:

1. Документооборот и первичная обработка данных:

• Внесение новых заказов (ЛИДов) от Заказчиков в Google Таблицу.

• Работа с корпоративной почтой: присвоение фильтров входящим письмам, создание и редактирование почтовых правил.

• Фиксация переписки: занесение в ДО (делопроизводство) текстов писем и ответов контрагентов.

• Архивирование чеков ГСМ и подготовка/ведение путевых листов (учет топлива).​​​​​​

2. Контакты и базы данных:

• Ведение телефонного справочника контрагентов Кабельных систем (внесение контактов после выездов РуПа).

• Актуализация базы представителей ЭСО (фактические контакты, кто приезжал на вызовы).

3. Логистика и снабжение:

• Поиск спецтехники по МО/МСК (экскаватор, промывка, автовышка и т.д.) — сравнение цен, проверка доступности.

• Работа с поставщиками материалов: запрос счетов, отслеживание отгрузок, заключение договоров, приемка актов.

• Анализ цен на входе: сравнительный анализ предложений, рекомендация, с кем из поставщиков работать.

4. Административное обеспечение офиса:

• Снабжение офиса расходниками (Комус, вода, канцелярия, хозтовары).

• Сохранение фотоотчетов бригад из Telegram-канала на Яндекс Диск (систематизация архива).

• Опыт работы с Google Таблицами / Excel (формулы, сортировка, фильтры) — обязательно.

• Опыт деловой переписки, знание делопроизводства.

• Умение работать с почтовыми клиентами (настройка фильтров, папки, правила).

• Внимательность к цифрам и документам (счета, путевые листы).

• Будет плюсом: опыт в строительной/электромонтажной сфере или знание спецтехники.