Делопроизводитель

Документооборот и корреспонденция

Разработка и актуализация инструкции по делопроизводству

Приём, регистрация, учёт и распределение входящей, исходящей и внутренней корреспонденции (бумажной и в системе электронного документооборота — СЭД).

Контроль исполнения документов и поручений, соблюдения сроков.

Составление и оформление официальных писем, служебных записок, актов, сводок.

Проверка и согласование исходящей корреспонденции, подготовленной сотрудниками: выявление и исправление орфографических, пунктуационных, стилистических ошибок, контроль соответствия деловому стилю и правилам оформления.

Отправка документов Почтой России, курьерскими и иными службами; составление реестров отправки, контроль возврата документов.

Выдача корреспонденции адресатам под роспись.

Ведение журналов учёта документов, баз данных.

Архивное дело

Организация и ведение архивного дела: отбор, упорядочение, комплектование, учёт, обеспечение сохранности документов, передаваемых в архив.

Разработка и актуализация номенклатуры дел.

Формирование дел, оформление обложек, переплёт, составление внутренних описей дел (в т.ч. постоянного срока хранения).

Подготовка и передача документов на постоянное государственное хранение в установленном порядке.

Организация мероприятий по уничтожению документов с истекающими сроками хранения (отбор, оформление актов, согласование).

Прочее

Прием и обработка запросов от сотрудников на поиск документов, создание и выдача копий, в том числе скан-образов, своевременное закрытие заявок.

Участие в организации корпоративных мероприятий (по поручению руководителя).

Выполнение поручений непосредственного руководителя в рамках функциональных обязанностей, решение текущих организационных вопросов.

На период ежегодного отпуска или временного отсутствия секретаря руководителя — исполнение его обязанностей (оплачиваемое совмещение)

Требования к кандидату

Среднее профессиональное или высшее образование (предпочтительно: документоведение, архивоведение, делопроизводство).

Знание правил делопроизводства: действующего ГОСТ, типовой инструкции по делопроизводству, требований к оформлению организационно-распорядительной документации.

Уверенное владение системами электронного документооборота (СЭД) на уровне пользователя.

Знание основ архивного дела: правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, порядок передачи дел на постоянное хранение и уничтожение.

Опыт работы с офисной оргтехникой, знание Почтовых правил (отправка заказных писем, оформление уведомлений, реестров).

Безупречная грамотность, навыки корректуры и редактуры деловых текстов, умение выявлять и исправлять орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки.

Готовность при необходимости исполнять обязанности секретаря руководителя на время его отсутствия

Внимательность, аккуратность, высокая самоорганизация.

Обязателен опыт работы в должности делопроизводителя от 1 года

Условия и возможности

Занятость и место работы

Полный рабочий день, штатная должность.

Официальное трудоустройство, полностью «белая» заработная плата.

Пятидневная рабочая неделя: пн–чт с 09:00 до 18:00, пт с 09:00 до 16:45.

Дружный коллектив, лояльное руководство, возможность влиять на культуру учреждения.

Место работы: г. Екатеринбург, ул. Гагарина, 53.

Оплата труда

Заработная плата:

оклад + персональный повышающий коэффициент - 50 000 рублей на испытательный срок (3 месяца)

После успешного прохождения испытательного срока - дополнительные ежемесячные и квартальные премии по результатам работы.

Возможность досрочного завершения испытания.

Социальный пакет и развитие

Оформление в государственном автономном учреждении: стабильность, оплачиваемые отпуска и больничные, социальные гарантии.

Профессиональное развитие (семинары, курсы), поддержка инициатив, готовность выделять бюджет на инструменты при грамотном обосновании.

Почему эта вакансия — интересный вызов

Здесь ценят инициативу и готовность предлагать улучшения, а не просто следовать шаблонам. При этом вы получаете стабильность государственного учреждения, нормированный график и реальную возможность влиять на правовую культуру организации.

Если вы хотите профессионально вырасти на содержательных задачах в нетипичной и динамичной среде, видеть результат своей работы - приходите, обсудим.

Примечание: дистанционный, гибридный характер работы, совмещение не рассматриваем.

Ждём ваше резюме!