Делопроизводитель / Специалист по документообороту

📍 Уфа, ул. Блюхера, 2/3
💰 от 50 000 + премии по результатам работы
🕒 График работы: 5/2, с 10:00 до 19:00
📄 Официальное трудоустройство по ТК РФ

О компании

Мы управляем коммерческой недвижимостью, которая находится во всех регионах России, поэтому нам нужен внимательный и системный специалист, который любит порядок в документах и умеет доводить административные процессы до результата.

Если вам нравится работать с документами, взаимодействовать с контрагентами и поддерживать порядок в документообороте компании — будем рады познакомиться.

1. Договоры и коммунальные услуги

• Ведение договоров с ресурсоснабжающими и обслуживающими организациями:
  • отопление;
  • ХВС и водоотведение;
  • электроснабжение;
  • ТКО;
  • интернет;
  • охрана;
  • пожарная сигнализация и ТО пожарных систем;
  • управляющие компании.
• Подготовка заявлений и документов для заключения, переоформления и расторжения договоров.
• Контроль сроков действия договоров и исполнения обязательств.
• Подготовка ежемесячной отчетности для арендодателей по коммунальным услугам.

2. Документооборот и делопроизводство

• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
• Подготовка писем, запросов, заявлений и сопроводительных документов.
• Отправка и получение корреспонденции через Почту России и СДЭК.
• Подготовка конвертов, описи вложений, реестров отправлений.
• Контроль получения документов контрагентами.
• Взаимодействие с контрагентами по вопросам обмена оригиналами документов.

3. Работа с электронной корреспонденцией

• Подготовка документов на подпись.
• Сканирование и отправка документов по электронной почте.
• Контроль получения входящих номеров и ответов.
• Контроль исполнения направленных запросов и писем.

4. Архив и учет документов

• Ведение электронного архива на Яндекс Диске.
• Сканирование и систематизация:
  • договоров аренды;
  • договоров коммунальных услуг;
  • доверенностей;
  • соглашений;
  • иных корпоративных документов.
• Формирование и актуализация реестров документов.

5. Дополнительные задачи

• Подготовка по шаблонам:
  • договоров аренды;
  • доверенностей;
  • соглашений о расторжении;
  • дополнительных соглашений.
• Распечатка счетов на оплату, поступающих на электронную почту.
• Подготовка актов сверок и запросов в адрес контрагентов.
• Составление описей передачи документов и имущества.
• Заказ канцелярских товаров (по мере необходимости).
• Посещение отделений Почты России и СДЭК для отправки и получения документов (2–3 раза в месяц).

✔ Опыт работы делопроизводителем, офис-менеджером, помощником руководителя или специалистом по документообороту от 1 года;

✔ Уверенное владение:

• Microsoft Word;
• Excel;
• электронной почтой;
• сканирующей и офисной техникой;

✔ Грамотная письменная речь;

✔ Внимательность к деталям и документам;

✔ Умение работать с большим объемом информации;

✔ Высокий уровень ответственности и самоорганизации.

• Опыт работы с договорами аренды и коммунальными услугами;
• Опыт ведения архива документов;
• Опыт работы в сфере коммерческой недвижимости или строительства.

✅ Официальное трудоустройство;

✅ Стабильную “белую” заработную плату;

✅ Выплаты 2 раза в месяц без задержек;

✅ Современный комфортный офис в районе Горсовета;

✅ Оборудованную кухню и кофе-зону;

✅ Адекватную нагрузку и понятную зону ответственности;

✅ Поддержку коллег и возможность профессионального развития.

В сопроводительном письме просим указать:

1. Есть ли у вас опыт ведения документооборота и договорной работы?
2. Работали ли вы с почтовыми отправлениями и архивами документов?
3. Что вам больше всего нравится в административной работе?