Офис-менеджер

О компании:

ООО "Логистический центр Сибири" — на рынке с 2015 года. Мы — команда профессионалов в сфере перевозок с собственным грузовым автопарком, постоянными заказчиками и наработанными маршрутами. В связи с ростом объема документооборота мы ищем ответственного администратора, который возьмет на себя системную работу с документами, архивом, почтой и поможет руководителю в оперативных вопросах.

Чем предстоит заниматься:

⚖️ Судебное делопроизводство - сбор и подготовка комплектов документов по запросам юристов или судов (договоры, ТТН, акты, доверенности); отправка заказных писем контрагентам и контроль их получения (в т.ч. через Почту России с уведомлениями); ведение актуального реестра судебных дел и арбитражных споров компании; систематизация и хранение судебной документации в бумажном и электронном архиве.

📄 Документооборот отдела продаж и логистики - ведение реестра заключенных договоров (внесение данных о поступивших договорах, их сканирование и размещение в общем корпоративном доступе для отделов).

✉️ Входящая и исходящая корреспонденция - разбор входящей почты; подготовка и формирование пакетов документов на отправку; отправка оригиналов документов (договоры, счета, акты) заказчикам и перевозчикам через курьерские службы.

📊 Взаимодействие с бухгалтерией и финансовый учет - работа с архивом бухгалтерии: сортировка первичных документов по датам и месяцам, подшивка в папки для последующей сдачи в архив; формирование актов сверок с заказчиками и перевозчиками (по шаблону), их проверка и отправка на подпись контрагентам.

🎁 Корпоративная культура и клиентский сервис- поздравление сотрудников с Днем рождения (сбор данных, организация внимания, вручение открыток/подарков); выбор и заказ подарков для сотрудников; организация праздничных мероприятий; поздравление ключевых клиентов и партнеров с праздниками (Новый год, 23 Февраля, 8 Марта, и др.); формирование базы клиентов для поздравлений, подготовка персонализированных открыток и выбор подарков для контрагентов (с учетом их профиля и пожеланий); контроль сроков отправки подарков и отслеживание получения клиентами.

🏢 Хозяйственное обеспечение и поручения руководителя — снабжение офиса: своевременный заказ питьевой воды, канцелярских товаров, покупка продуктов для кухни и хозтоваров; поиск информации по запросам руководителя (сравнение цен поставщиков, аналитика, справочная информация), выполнение прочих административных и личных поручений руководителя.

Мы ожидаем от вас:

✅ Опыт работы: от 1 года на позиции Офис-менеджера, Делопроизводителя, Помощника руководителя.

✅ Навыки работы с документами: понимание первичной документации (договоры, счета, акты, ТТН), правил подшивки и хранения.

✅ Владение ПК: уверенный пользователь MS Office (Word, Excel - таблицы, фильтры, сводные).

✅ Личные качества: системность, усидчивость, внимательность к деталям (работа с большим объемом бумаг), грамотная устная и письменная речь, дисциплинированность в соблюдении сроков.

Мы предлагаем:

💼 Официальное оформление по ТК РФ с первого дня, белая заработная плата.

⏰ График 5/2 (офисная работа без разъездов).

📍 Офис с удобной транспортной развязкой и парковкой для сотрудников.

🤝 Дружный коллектив.

📈 Возможность профессионального роста.

🖥 Комфортное рабочее место, вся необходимая оргтехника.

Как откликнуться:

Отправьте резюме с кратким сопроводительным письмом. Расскажите в 2–3 предложениях, был ли у вас опыт аналогичной работы, и почему вам интересна именно логистическая компания.