Архивариус

Необходимо будет провести следующие виды работ:

Этап 1. Обследование архивного фонда

Цель этапа:
Провести полный анализ документов организации, оценить текущее состояние архивного хранения.

1. Обследование существующего архива

Исполнитель:

• обследует помещение и определяет объем архивных документов;
• фиксирует существующий порядок хранения;
• определяет наличие отдельных зон хранения;

Результат:
Отчет о текущем состоянии архива (объем).

2. Проведение обследования состава и состояния документов

Исполнитель:

• определяет виды документов;
• группирует документы по направлениям деятельности/подразделениям;
• определяет временные периоды хранения (временные/постоянные);
• фиксирует документы, находящиеся вне архива.

Результат:

Реестр (опись) имеющихся документов с разбивкой:

• направление деятельности/подразделение;
• вид документов;
• годы;
• количество дел;
• место хранения.

Этап 2. Анализ и разработка плана организации архивного хранения

1. Анализ сроков хранения документов

Исполнитель совместно с уполномоченными лицами:

• определяет нормативные сроки хранения;
• сопоставляет документы с Перечнем типовых архивных документов;
• предварительно выделяет документы:
  • постоянного хранения;
  • долговременного хранения;
  • временного хранения;
  • подлежащие уничтожению.

Результат: Отчет-таблица по категориям хранения.

2. Анализ качества оформления дел

Исполнитель оценивает:

• наличие номенклатуры дел;
• правильность формирования дел;
• полноту оформления;
• наличие внутренних описей;
• наличие поврежденных документов.

Результат: Перечень выявленных нарушений.

3. Определение объема работ

Исполнитель рассчитывает:

• сколько документов необходимо разобрать;
• сколько дел необходимо сформировать;
• сколько документов потребуется потенциально уничтожить;
• сколько дел подлежит постоянному хранению;
• сколько потребуется архивных коробов, папок, стеллажей;
• ориентировочную трудоемкость дальнейших работ.

Результат: Расчет объема работ.

4. Разработка схемы будущего архива

Исполнитель разрабатывает предложения:

• структура архивного хранения;
• зонирование помещения;
• правила размещения документов;
• принципы нумерации;
• система поиска документов;
• структура электронного журнала архива.

Результат: Проект организации архива.

5. Разработка плана мероприятий

Исполнитель готовит дальнейший план работ.

В него включаются:

• очередность обработки документов;
• этапы формирования архива;
• сроки;
• необходимые ресурсы;
• необходимые материалы;
• предложения по уничтожению документов.

Результат: Подробный план реализации проекта.