Секретарь - Помощник руководителя

О компании Fama Coatings — российский производитель инновационных продуктов для ремонта и отделки деревянных и минеральных поверхностей. Мы работаем в формате R&D, создаём экологичные и безопасные решения для современного пространства. Наша миссия — помогать людям жить в красивой и здоровой среде. Присоединяйтесь к нам и станьте частью команды, которая меняет качество жизни к лучшему!

Секретарь – Помощник руководителя

Вам нравится, когда всё под контролем, а рабочий день проходит динамично и интересно? Любите помогать, организовывать и быть правой рукой руководителя? Тогда эта вакансия для вас!

Ваши задачи:

• Ведение делопроизводства: Подготовка и написание приказов, отправка и контроль входящей/исходящей почты (внутренней и внешней), ведение электронных и бумажных архивов;

• Согласование и оформление служебных записок, заявок, запросов;

• Организация протокола встреч: распечатка материалов, ведение протоколов, оформление итогов встреч в виде задач;

• Закупка и контроль запасов канцелярии;

• Заказ и контроль доставки питьевой воды, кофе, чая, обедов для руководителей;

• Контроль за работой уборщицы: распределение задач, проверка качества, поиск замены на период отпуска сотрудника;

• Приём и сопровождение посетителей;

• Travel-поддержка: бронирование авиабилетов, ж/д, отелей, трансферов, оформление виз, страховок, приглашений сотрудникам и вышестоящему руководству. Подготовка пакета документов для командировок;

• Подготовка и организация внутренних и внешних мероприятий: корпоративы, дни рождения, тренинги, визиты партнёров. Подбор локаций для выездных мероприятий, кейтеринга, заказ оборудования, оформление приглашений. Контроль бюджета и выполнения всех этапов.

Наши ожидания:

• Уверенное владение ПК, знание офисных программ;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Организованность, внимательность к деталям, умение работать с несколькими задачами одновременно;
• Доброжелательность, тактичность, умение находить общий язык с разными людьми;
• Ответственность и самостоятельность в принятии решений.

Условия и преимущества:

• Официальное трудоустройство;
• График работы: 5/2, с 8:00 до 17:00;
• Работа в современном офисе на территории работодателя;
• Дружная команда и поддержка на всех этапах адаптации;
• Возможности для профессионального роста.