Офис-менеджер (специалист по документообороту)

Вакансия открыта в нашем бизнес направлении - "Конструкторское Бюро "Тулажелдормаш", которое занимается проектированием специального железнодорожного подвижного состава для нужд ОАО «РЖД» - ж/д техники и транспорта, выполняющего ремонт и строительство ж/д пути.

Сейчас, мы ищем специалиста по ведению документооборота в г.Тула.

Обязанности:

Организационная поддержка:

• Организация встреч, переговоров, совещаний (подготовка переговорных, чай/кофе для гостей).

• Планирование и координация поездок или командировок сотрудников.
• Ознакомление сотрудников с документами кадрового характера.
• Выполнение текущих административных поручений руководства.

Делопроизводство и коммуникация:

• Прием, регистрация, учет и распределение входящей и исходящей корреспонденции.

• Ведение первичной документации и базового корпоративного архива.
• Ведение табеля учета рабочего времени.
• Обработка телефонных звонков и электронных писем.
• Встреча посетителей, клиентов и партнеров компании.

Хозяйственное обеспечение:

• Заказ канцелярских товаров, расходных материалов для оргтехники, чая, кофе и питьевой воды.

• Контроль исправности офисной техники, мебели и систем связи.

• Взаимодействие с планово-экономическим отделом, арендодателями, клининговыми и ремонтными службами.

Требования:

• Знание правил деловой переписки и этикета.

• Знание структуры и организации документооборота.

• Знание правил защиты служебной конфиденциальной информации.

• Знание основ договорной работы, порядок заключения.

• Уверенный пользователь ПК (Word, Excel, PowerPoint, стандартные офисные программы).

Будет плюсом:

• Знание основ ведения КДП.

Личные качества:

• Скрупулёзность и внимательность к деталям;
• Ответственность;
• Развитые коммуникативные навыки.

Условия:

• График: пн-чт с 08-00 до 17-00, пт с 08-00 до 16-00, офис.
• Официальное трудоустройство, ДМС после испытательного срока.

• Кому подчиняется: Прямое административное подчинение Исполнительному директору; Функциональное подчинение Начальнику отдела кадров.

• С кем взаимодействует: работники предприятия.