Секретарь-референт
Секретарь-референт
Пермь, улица Окулова, 75
Описание вакансии
Обязанности:
- Ведение делопроизводства: регистрация входящей и исходящей корреспонденции, контроль сроков исполнения документов, формирование и хранение архива, формирование номенклатуры дел предприятия, отправка корреспонденции.
- Подготовка документов (приказы, служебные записки, письма, протоколы совещаний) в соответствии с требованиями ГОСТ и внутренними регламентами компании.
- Организация рабочего времени руководителя: ведение календаря, планирование встреч, согласование времени с участниками, напоминания.
- Координация внутренних и внешних коммуникаций: приём и распределение телефонных звонков, обработка электронной почты, взаимодействие с отделами компании и внешними контрагентами.
- Подготовка материалов для совещаний и переговоров: сбор информации, составление справок, презентаций, тезисов по поручению руководителя.
- Организация командировок: бронирование билетов, гостиниц, трансферов, подготовка пакета документов.
- Выполнение личных поручений руководителя в рамках должностных обязанностей.
- Приём посетителей, организация встреч, обеспечение комфортных условий для переговоров.
- Обеспечение жизнедеятельности офиса: контроль наличия и своевременное пополнение канцтоваров, воды, кофе, чая и прочих расходных материалов в приёмной и кабинете руководителя; взаимодействие с поставщиками и сервисными службами по данным вопросам.
- Высшее или среднее профессиональное образование.
- Опыт работы секретарем, помощником или референтом от 3х лет.
- Уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint), знание систем электронного документооборота (например, 1С:Документооборот) — будет преимуществом.
- Грамотная устная и письменная речь, знание правил деловой переписки.
- Высокий уровень организованности, внимательность к деталям, умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности.
- Стрессоустойчивость, тактичность, умение выстраивать коммуникацию с разными людьми.
- Знание основ документооборота .
- соц. пакет
- 5/2
Навыки
- Административная поддержка руководителя
- Высокая скорость печати
- Делопроизводство
- Документооборот
- Организация встреч
- Организация деловых поездок
- Организация работы приемной
- Планирование рабочего дня руководителя
- Прием посетителей
- Протоколирование
- Исполнение личных поручений руководителя
- исполнение поручений руководителя
- Слепая печать
- Контроль исполнения решений
- Деловая переписка
- Прием и распределение звонков
- Организация корпоративных мероприятий
- Пользователь ПК
- MS Outlook
- Организация мероприятий
- Грамотная речь
- 1С: Предприятие 8
- Деловое общение
- Организаторские навыки
- Ведение переговоров