Специалист по операционной поддержке (Shipping)

Мы ищем внимательного и системного специалиста, который станет опорой нашего Департамента судоходства. Вы будете отвечать за безупречный порядок в документах, своевременную отчетность и соблюдение комплаенс-процедур на стыке операций с судами, грузами и контрагентами.

Обязанности:

• Подготовка ежедневных сводок, включая мониторинг погодных условий и отслеживание загрузки флота.
• Формирование еженедельных отчетов о движении денежных средств (Cashflow).
• Составление ежемесячных отчетов по отгрузкам CIF (стоимость, страхование и фрахт), а также финансовой отчетности по запросу руководителя.
• Поддержание актуальности шаблонов отчетов, обеспечение точности данных и соблюдения дедлайнов.
• Оперативное информирование Руководителя департамента об отклонениях или аномалиях в цифрах.
• Оформление базовой процедуры KYC («Знай своего клиента») для новых и действующих партнеров.
• Совместно с логистами и операторами подготовка анкет комплексной проверки (DDQ).
• Выпуск стандартных соглашений о неразглашении (NDA) от лица компании.
• Подготовка Актов сверки с контрагентами: сопоставление цифр, дат и подтверждающих документов.
• Систематизированное ведение архива всей документации по контрагентам.
• Помощь коммерческому отделу в подготовке счетов и инвойс-соглашений на основе утвержденных шаблонов.
• Анализ договоров и коммерческих контрактов: выделение ключевых условий (платежные сроки, сталийное время, демередж, уведомления, критические даты) для оперативного учета использования судов.
• Подготовка счетов на оплату и получение платежей, проверка их соответствия условиям контрактов и первичным документам во взаимодействии с финансовым отделом и казначейством.
• Контроль дебиторской и кредиторской задолженности, проведение необходимых напоминаний. Выступает связующим звеном с департаментом казначейства.
• Ведение структурированного бумажного и электронного архива всей судоходной документации.
• Административная поддержка команды по текущим задачам.
• Поиск возможностей для оптимизации форматов отчетов, структуры хранения файлов и рабочих процессов документооборота.

Наши ожидания от кандидата:

• Безупречные организаторские способности и высокая концентрация на деталях.
• Умение читать, понимать и извлекать ключевые условия из коммерческих контрактов.
• Продвинутый пользователь MS Office (Excel, Word, Outlook). Свободное владение Excel для построения таблиц и сводных отчетов.
• Грамотная письменная речь.
• Способность надежно управлять несколькими параллельными циклами отчетности (ежедневно/еженедельно/ежемесячно).

Будет преимуществом:

• Опыт работы или стажировки в сфере судоходства, трейдинга или сырьевых товаров.
• Базовое понимание принципов KYC/комплаенса.
• Опыт ввода данных в ERP-системы.
• Проактивность и умение работать автономно после периода адаптации.
• Искренний интерес к развитию карьеры в морских операциях или претензионной работе.

Опыт работы:

• 1–3 года опыта в административном делопроизводстве, документообороте или на младших коммерческих должностях.
• Готовы рассмотреть сильных выпускников вузов с отличными навыками самоорганизации и владения Excel.

Что мы предлагаем взамен:

• Прямое погружение в коммерческую и операционную деятельность крупного бизнеса в сфере судоходства и торговли.
• Практический опыт работы с международными контрактами, финансовыми документами и процедурами комплаенса.
• Наставничество со стороны Руководителя департамента судоходства.
• Официальное трудоустройство
• Бесплатные обеды