Администратор стоматологии

Работа с пациентами и коммуникация

• Приём звонков, сообщений в мессенджерах и заявок с сайта. Администратор — первое контактное лицо: он отвечает на вопросы, снимает первичные возражения, помогает сориентироваться, к какому врачу обратиться.
• Запись на приём и управление расписанием. Подбор удобного времени, согласование с графиком врачей, внесение данных в CRM/МИС (например, YCLIENTS, «Битрикс24» и т. п.). Если желаемое время занято — предложение альтернатив.
• Напоминания о приёме и подтверждение визитов. Отправка сообщений (SMS, WhatsApp, Telegram и др.) — это как раз те шаблоны, которые вы ранее запрашивали. Также администратор фиксирует, подтвердил ли пациент визит, и отмечает неявки.
• Встреча пациентов, сопровождение на ресепшене. Приветствие, ориентация в клинике, выдача и помощь в заполнении анкет и согласий.
• Работа с отзывами и конфликтными ситуациями. Сбор обратной связи, передача претензий руководству, первичное урегулирование простых вопросов.

Документооборот и работа в CRM/МИС

• Ведение карточек пациентов в CRM. Внесение данных, истории обращений, контактов, источников привлечения (откуда пациент узнал о клинике).
• Оформление документов: договоры на оказание услуг, информированные добровольные согласия, согласия на обработку персональных данных. Контроль комплектности и корректности заполнения.
• Учёт оплат и кассовые операции. Приём наличных и безналичных платежей, работа с онлайн‑кассой, оформление чеков, контроль возвратов и перерасчётов.

Организация работы клиники

• Координация между врачами и вспомогательным персоналом. Передача информации о пациенте перед приёмом, контроль готовности кабинета, отслеживание тайминга приёмов.
• Контроль расходных материалов. Учёт остатков, формирование заявок на закупку, контроль сроков годности.
• Поддержание стандартов сервиса и порядка на ресепшене. Внешний вид зоны ожидания, наличие бахил, воды, информационных материалов, чистота и готовность к приёму пациентов.

Дополнительные задачи (часто встречаются в небольших клиниках)

• Участие в маркетинговых активностях: обзвон «спящих» пациентов, предложения акций
• Сбор статистики и отчётность. Количество записей, подтверждений, неявок, конверсия из заявки в визит, средний чек и т. д.
• Взаимодействие с другими отделами или подрядчиками: заказ канцелярии, воды, решение бытовых вопросов, если нет отдельного хозяйственного сотрудника.

Важные навыки и требования

• Понимание стоматологической терминологии. Чтобы грамотно консультировать пациентов: отличать ортодонта от гнатолога, понимать разницу между имплантацией и протезированием и т. п. (это пересекается с вашим запросом про текст для ортодонта‑гнатолога).
• Коммуникабельность, эмпатия, стрессоустойчивость. Пациенты часто приходят с тревогой, поэтому важно уметь успокаивать, объяснять и сохранять доброжелательный тон.
• Внимание к деталям и ответственность. Работа с персональными данными, деньгами и медицинскими документами требует аккуратности.