Специалист по документационному обеспечению (секретарь)

посёлок городского типа Партенит

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Составление и корректировка ежедневного/еженедельного расписания рабочего дня руководителя, организация встреч и переговоров.
Организация деловых поездок: заказ билетов, VIP lounge на вылет и прилет, бронирование отелей, поиск/бронирование ресторанов по запросу работодателя.
Сбор, подготовка и оформление различных документов
Обеспечение организационной работы: прием, распределение и отправка почты, прием телефонных звонков; заказ канцелярии, воды, чая, кофе.
Регистрация поступающих телефонных звонков.
Встречать гостей, получать первичную информацию о посетителях и оказывать помощь в организации их приема руководителем.
Содействовать оперативному рассмотрению просьб и предложений гостей Учреждения.
Приготавливать напитки (чай, кофе, прохладительные напитки) руководителю и посетителям руководителя.
Подготавливать, регистрировать входящие и исходящие документы для рассмотрения руководителем.
Организовывать доставку документов исполнителям.
Вести информационно-справочную работу.
Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
Проверять правильность оформления документов и отметки об их исполнении.
Составлять проекты распорядительных (приказы) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки).
Организовывать обмен информацией между подразделениями и должностными лицами Учреждения.
Оповещать работников о предстоящих мероприятиях.