Помощник инженерно-технической службы

Мы ищем ответственного и организованного помощника главного инженера, который возьмёт на себя задачи по документообороту и планированию работы технического подразделения. Ваша роль — обеспечить бесперебойное функционирование процессов, связанных с автопарком, ремонтами, бюджетами и отчётностью, разгрузив главного инженера от рутинных административных задач.

Обязанности

Управление жизненным циклом автопарка:

• формирование и контроль графиков ТО автотранспорта и спецтехники (годовых, квартальных, месячных);
• мониторинг пробегов и моточасов, напоминание о приближающихся ТО;
• организация страхования (ОСАГО, КАСКО), техосмотров и смены шин;
• координация ремонтов: запись на обслуживание, контроль запчастей, сбор закрывающих документов;
• оформление путевых листов, ТТН, командировок, учёт топлива.

Ведение табеля учёта рабочего времени:

• ежедневный сбор данных о явке персонала (водители, механики и др.);
• учёт сверхурочных, ночных часов, больничных, отпусков и командировок;
• формирование сводного табеля.

Документооборот и отчётность:

• подготовка служебных записок, проектов приказов, отчётов и протоколов совещаний;
• ведение электронного и бумажного архива (систематизация, резервное копирование, подшивка);
• регистрация входящей/исходящей документации, контроль сроков исполнения.

Планирование и бюджетирование:

• формирование планов работ (недельных, месячных) и их корректировка;
• сбор заявок на ремонт и расходные материалы, расчёт бюджетов (автопарк, оборудование, ГСМ);
• план‑фактный анализ расходов, выявление отклонений и подготовка рекомендаций.

Работа с поставщиками:

• поиск подрядчиков и поставщиков, сбор коммерческих предложений (не менее 3 на позицию);
• анализ рынка, мониторинг цен, ведение базы поставщиков.

Взаимодействие со смежными отделами:

• сотрудничество с бухгалтерией, отделом закупок, кадровой службой и службой безопасности;
• передача первичных документов, сверка взаиморасчётов, оформление командировок.

Ежемесячная отчётность перед главным инженером:

• ежедневные доклады о статусе автопарка;
• еженедельные отчёты о выполнении плана работ и бюджете;
• ежемесячный комплексный отчёт (план‑фактный анализ, проблемы, предложения).

Требования

• высшее или среднее специальное образование (техническое или управленческое — будет плюсом);
• опыт работы в сфере документооборота, планирования или технической поддержки от 1 года;
• уверенное владение MS Office (Excel — продвинутый уровень, Word, Outlook);
• знание принципов бюджетирования и план‑фактного анализа;
• понимание специфики работы с автопарком и техническим оборудованием (желательно);
• внимательность к деталям, ответственность, многозадачность;
• навыки деловой переписки и взаимодействия с подрядчиками.

Условия:

• Официальное оформление с первого рабочего дня по ТК РФ;
• Стабильный оклад;
• График работы 5\2;
• Подключение к корпоративному ДМС после прохождения испытательного срока;
• Возможность повышения квалификации и обучения за счет компании;
• Молодой и активный коллектив;
• Гибкая и развивающаяся система мотивации;