Специалист службы протокола

• Организационно-протокольного обеспечение мероприятий различного уровня (в том числе решение технических вопросов, подготовка залов и необходимой техники, составление списка гостей, составление программ, составление меню, рассылка приглашений, составление плана рассадки, заказ трансфера, подготовка кофе-брейков, встреча гостей и т.п.);
• Бронирование переговорных комнат и конференц-залов Учреждения, ведение графика бронирований, обеспечение переговорных необходимыми расходными материалами;
• Оптимизация процесса организации протокольных мероприятий Учреждения, осуществление методологического и консультационного сопровождения;
• Подготовка смет расходов на представительские мероприятия Учреждения и осуществление контроля расходов в соответствии с установленным в Учреждения регламентом и в рамках утвержденного бюджета, ведение учета, хранение, и систематизация сводных данных;
• Подготовка предложений к рассмотрению и заказ подарочной и сувенирной продукции для Учреждения;
• Формирование, систематизация и учёт подарочного фонда, сувенирной продукции представительского уровня Учреждения. Определение объема необходимых потребностей и финансовых ресурсов в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом Учреждения;
• Участие во взаимодействии со структурными подразделениями Учреждения, органами государственного управления и другими предприятиями, и учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию сектора;
• Координация деятельности структурных подразделений Института по протокольному и организационному обеспечению официальных мероприятий;
• Выполнение разовых поручений непосредственного и административного руководителя в рамках выполнения трудовой функции.

Требования

• Высшее образование;
• Опыт работы в данном направлении от 1 года желателен;
• Уверенное пользование ПК. Знание Word, Excel, PowerPoint обязательно;
• Грамотная устная и письменная речь, умение вести деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета.

• График работы 5/2, пн.- чт. с 8-30 до 17-45 ( обед 12:00- 12:45), пят. с 8:30 до 15:00,обед (12:00 до 12:30);
• Соблюдение все норм ТК РФ и официальное оформление в штат;
• Работа в крупной бюджетной организации;
• Своевременная выплата заработной платы 2 раза в месяц;
• Соц.программа (медицинский центр, столовая, база отдыха в Подмосковье).