Администратор офиса / Ассистент отдела продаж

О компании

Мы — поставщик профессионального мультимедийного оборудования и решений для бизнеса. Работаем с корпоративными клиентами и интеграторами, реализуем проекты по оснащению переговорных комнат, конференц-залов, диспетчерских центров и других объектов современными AV-решениями.

В связи с расширением команды мы ищем организованного, внимательного и ответственного специалиста, который станет важной частью нашей команды и возьмет на себя административную поддержку офиса, а также помощь отделу продаж.

Чем предстоит заниматься

Административная поддержка офиса

• Организация эффективной работы офиса и обеспечение его всем необходимым.
• Встреча гостей компании, организация чая/кофе.
• Прием и распределение входящих звонков, электронной и почтовой корреспонденции.
• Организация командировок сотрудников (билеты, гостиницы, трансфер).
• Ведение деловой переписки и подготовка официальных писем, запросов, уведомлений и иных документов.
• Организация отправки и получения документов, оборудования и корреспонденции.
• Взаимодействие с курьерскими, транспортными и логистическими компаниями.
• Контроль выполнения поручений руководства.

Документооборот

• Ведение реестра договоров.
• Организация и контроль документооборота с заказчиками и поставщиками.
• Ведение электронного и бумажного архива документов.
• Контроль сроков исполнения договоров.
• Контроль своевременного получения закрывающих документов (УПД, акты, накладные, счета-фактуры).

Поддержка отдела продаж

• Подготовка коммерческих предложений, счетов, спецификаций и сопроводительной документации.
• Координация работы менеджеров в Битрикс24.
• Контроль своевременного обновления статусов сделок, выполнения задач и соблюдения сроков.
• Взаимодействие с заказчиками и поставщиками по организационным вопросам.
• Помощь менеджерам в сопровождении проектов.

Мы ожидаем:

• Высшее или среднее профессиональное образование.
• Опыт работы офис-менеджером, координатором, помощником руководителя или ассистентом отдела продаж от 1 года.
• Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• Желателен опыт работы в Битрикс24 или другой CRM-системе.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Внимательность к деталям и аккуратность при работе с документами.
• Высокие организационные способности.
• Умение работать в режиме многозадачности.
• Ответственность, инициативность и доброжелательность.

Будет преимуществом:

• Опыт работы в B2B-компаниях.
• Опыт ведения договорной документации.
• Понимание основ документооборота и сопровождения продаж.

Мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство согласно ТК РФ.
• Стабильную заработную плату.
• Работу в современной развивающейся компании.
• Комфортный офис и дружный коллектив.
• Возможность профессионального роста и развития.
• График работы: 5/2.
• Испытательный срок — 3 месяца.

Заработная плата: обсуждается по итогам собеседования.
Будем рады видеть Вас в нашей команде!