Личный ассистент (part-time)

Мы международное кадровое Агентство и онлайн-Академия персональных и бизнес-ассистентов "Smart and Talented" и уже на протяжении 10-ти лет подбираем самых классных ассистентов и секретарей нашим клиентам. И ты можешь найти работу мечты вместе с нами!

Сейчас мы ищем ассистента к руководителю, который управляет личными активами, расположенными в разных странах. Сейчас не ведет операционную деятельность в бизнесе, но нуждается в системном помощнике, который возьмет на себя координацию процессов, контроль подрядчиков и работу с информацией.

Чем предстоит заниматься:

Распределение информационных потоков

• Фильтрация, структурирование и приоритизация поступающей информации.

• Контроль передачи задач между участниками процессов.

• Фиксация договоренностей.

• Своевременное информирование руководителя о рисках, задержках и изменениях.

• Профилактическое выявление проблем и предложение вариантов их решения.

Административная поддержка

• Ведение календаря руководителя.

• Организация онлайн-встреч.

• Контроль сроков выполнения задач и проектов.

• Контроль исполнения поручений подрядчиками и исполнителями.

• Регулярный статус-контроль по открытым задачам.

• Координация работы подрядчиков (около 15–20 человек в регулярном взаимодействии).

• Базовый документооборот.

• Подготовка счетов, таблиц, презентаций и других рабочих материалов.

Контроль исполнения

• Отслеживание дедлайнов.

• Своевременные напоминания руководителю и исполнителям.

• Контроль, чтобы задачи не терялись и доводились до результата.

• Мониторинг выполнения договоренностей.

Подготовка решений

• Предварительная проработка нескольких вариантов решения задачи.

• Самостоятельный поиск оптимальных решений до обращения к руководителю.

• Анализ рисков и подготовка предложений по их минимизации.

• Снижение количества операционных вопросов за счет самостоятельной подготовки решений.

Международные коммуникации

• Ведение переписки с зарубежными партнерами и службами поддержки.

• Проведение переговоров и звонков на английском языке (при необходимости).

Работа с информацией

• Поиск, анализ и структурирование информации (включая англоязычные источники).

• Сбор аналитики, перевод документов.

• Подготовка отчетов, презентаций и аналитических материалов.

Личные поручения

• Организация деловых и личных поездок.

• Бронирование отелей, билетов, аренды автомобилей.

• Покупка подарков, оплата счетов.

• Координация бытовых и сервисных вопросов.

Кого мы ищем

Важно:

• Самостоятельность: вы умеете искать варианты, анализировать и предлагать решения.

• Проактивность: не ждете, пока скажут, а видите, что нужно сделать.

• Ответственность: доводите задачи до результата, а не до статуса «в процессе».

• Структурность: умеете организовывать информацию и процессы.

• Коммуникабельность: легко находите общий язык с подрядчиками и партнерами.

• Готовность к гибкому графику: задачи могут возникать в разное время.

• Английский язык: уровень не ниже Intermediate для ведения переписки и звонков.

Личные качества, на которые мы смотрим:

• Инициативность и энергичность.

• Умение работать с большим объемом информации.

• Внимание к деталям.

• Стрессоустойчивость.

• Быстрая обучаемость.

Нам не подходят:

• Те, кто сдает позиции после первого отказа.

• Кто не умеет искать альтернативы.

• Пассивные и медлительные.

• Кто нарушает сроки и не доводит дела до конца.

Условия:

• Зарплата: 70 000 — 150 000 ₽ (зависит от опыта и уровня английского).

• Оформление: ИП или самозанятость.

• Формат работы: удаленно (любая локация, часовой пояс близкий к Москве).

• График: гибкий (ориентировочно 4–6 часов в день, задачи плавающие).

  Этапы отбора

• Онлайн-оценка эксперта Smart & Talented.

• Онлайн-знакомство с руководителем.

• Проверка СБ/полиграф.

• Очное знакомство с руководителем.

• Тестовое задание / финальное собеседование.