Ассистент ивент-менеджера

Приветствую, дорогой соискатель. Меня зовут Екатерина Багрянцева, я ивент-менеджер в Клубе предпринимателей Среда и, возможно, ваш будущий руководитель. В нашем проекте я занимаюсь организацией мероприятий, а также поиском новых интересных возможностей для наших предпринимателей.

За 9,5 лет Клуб предпринимателей Среда превратился из Круга друзей в полноценное сообщество, в котором 140+ участников, с 400+ бизнес-проектами (большинство наших участников - серийные предприниматели). Мы смогли внедрить элементы самоуправления (Совет Клуба, Комитет по Этике и пр.), выбрать своей миссией повышение уровня счастья предпринимателей, стать самым душевным бизнес-сообществом в Москве и одним из самых активных (300+ мероприятий в год). Но самое главное — сделали счастливее десятки предпринимателей, для которых решение вступить в наше сообщество входит в ТОП-10 лучших в жизни.

Однако в связи с быстрым ростом наших сил стало не хватать и мы нуждаемся в помощи.

Для начала в администрировании и модерации наших мероприятий, но искренне надеюсь на этом наше сотрудничество не остановится. Если вы хотите начать карьеру в ивент-индустрии или развиваться в ней дальше — эта вакансия для вас.

Основные задачи ассистента ивент-менеджера

Организация мероприятий клуба (6–8 мероприятий в месяц)

Оффлайн-мероприятия (3–4 в месяц):

• Бронь площадки и подрядчиков до мероприятия

• Подготовка площадки перед началом мероприятия: приезд заранее, встреча доставки, организация пространства.

• Встреча и регистрация участников (обычно 20-30 человек).

• Помощь новым гостям: знакомство с форматом клуба, навигация по площадке, ответы на вопросы.

• Запуск и контроль онлайн-трансляции: подключение камеры, гарнитуры, проверка связи (технических сложностей нет).

• Забота о комфорте участников во время мероприятия и оперативное решение возникающих вопросов.

• После мероприятия: публикация списка участников, записи трансляции и фотографий.

Онлайн-мероприятия (2–3 в месяц):

• Подготовка и запуск трансляции.

• Помощь участникам с подключением и техническими вопросами.

• Сопровождение новых гостей и знакомство их с форматом клуба.

• Модерация мероприятия: контроль чата, управление микрофонами участников, помощь спикерам при необходимости.

• После мероприятия: публикация списка участников и записи.

Развлекательные мероприятия (1–2 в месяц):

• Предварительный выбор и проверка площадки или организатора (выставки, мастер-классы, активный отдых и другие форматы).

• Знакомство с локацией перед мероприятием и подготовка маршрута для гостей.

• Встреча участников, помощь с навигацией и сопровождение на протяжении всего мероприятия.

• Создание комфортной и дружелюбной атмосферы, решение организационных вопросов.

• После мероприятия: публикация списка участников и фотографий.

Дополнительные задачи:

• Мониторинг и подбор новых площадок для будущих мероприятий (рестораны, лофты, тайм-кафе и другие пространства).

• Взаимодействие с командой клуба по организационным вопросам.

Важно: поиск идей мероприятий, их концепция, сбор участников и подготовка анонсов находятся в зоне ответственности других сотрудников. Основная задача администратора — качественное сопровождение мероприятий и создание комфортного опыта для участников клуба.

Иногда мы можем попросить помочь с небольшими дополнительными задачами, если это будет удобно и не создаст для вас дискомфорта.

График и условия работы

• Частичная занятость: подобная работа занимает по нашим расчетам порядка 40-60 часов в месяц (большую часть времени 100% включенность не нужна, поэтому можно параллельно заниматься др.делами).

• Мероприятия в основном по средам и пятницам. График в соответствии с расписанием мероприятий (встречи малых групп в нагрузку не входят), остальное в любое удобное вам время

• Вознаграждение в форме сдельной оплаты: Во время стажировки, оплата 500 р/час. За мероприятия оплата 2500 р, более сложные — 3000 р. Стажировка - бонус за сдачу всех материалов 2500 руб.. После стажировка ставка за час 700 руб./час. Дополнительные задачи вне мероприятий — оплата по текущей ставке.

• Наше взаимодействие: встречи 1 раза в неделю онлайн для согласования Вашего рабочего времени (чтобы не беспокоить друг друга в неподходящее время) расстановки приоритетов и обучения; общение с коллегами и Участниками через общие чаты и CRM (пользоваться научим, там не сложно и удобно).

Преимущества вакансии:

• Работа очень интересная: интересные люди, интересная информация, интересные развлекательные мероприятия, полезный людям продукт (см.отзывы на сайте).

• Наставническая поддержка руководителя и помощь в определении Вашей «зоны гениальности».

• Начало пути в ивенте

• Возможность развивать свои навыки, как в организации или коммуникации, так и в задачах не связанных с этим.

Ожидания от Вас:

• Главное ожидание - проактивная позиция, обязательность и пунктуальность, так как подменить или подстраховать вас у нас чаще всего не будет возможности.

• Возрастных ограничений к соискателям нет, с радостью рассмотрим как людей в поисках новой волны своей реализации, так и ответственных людей.

• С техникой на "ты" или хотя бы на "мы"(это когда вам легко попросить помощи у окружающих, чтобы вы могли организовывать на площадке трансляцию, звук, проектор .

• Было бы здорово, если бы вы были коммуникабельны, чтобы быстро реагировать на просьбы участников, сотрудников, общаться с площадкой и в целом работа приносила вам максимум радости.

• Дополнительным преимуществом будет: наличие у вас ноутбука, любовь фоткать на мероприятиях и неплохая камера на телефоне.

Возможности и перспективы:

По истечению 6-9 месяцев (или при Вашем желании и моральной готовности – раньше), мы предложим Вам возможности для дальнейшего развития с ростом вашего вознаграждения, например:

1. Взять работу со спикерами/партнёрами/СМИ

2. Взять организацию мероприятий или управление образовательными проектами.

3. Взять работу по ведению социальных сетей.

4. Взять работу по обработки заявок на Участие в Клубе или сопровождение Участников.

До связи!