Старший специалист 1 разряда отдела административного обеспечения и делопроизводства

Обеспечивать по поручению руководителя своевременное и полное рассмотрение обращений граждан и юридических лиц, подготавливать по ним проекты решений и направлять заявителям ответы в установленный законодательством Российской Федерации срок.

Осуществлять организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя Управления, выполняя печатные работы, обеспечивая рабочее место руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями.

Осуществлять прием документации от структурных подразделений и входящей корреспонденции для последующей передачи руководителю Управления на подпись и рассмотрение.

Осуществлять передачу подписанных документов для регистрации в СЭД «Практика».

Готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Осуществлять регистрацию специалистов иных организаций, приезжающих в командировку в Управление.

Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя.

Производить запись телефонограмм и другой информации, полученной в отсутствие руководителя, и доводить её содержание до его сведения.

Осуществлять прием и передачу информации по приемно-переговорным устройствам, электронной почте.

Участвовать в подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний).

Участвовать в протокольных вопросах.

Участвовать в организации приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формировать документы и дела по закрепленному участку работы в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Использовать номерную печать и штампы согласно установленных правил.

Осуществлять обработку персональных данных в связи с предоставлением государственных услуг или в целях исполнения государственных функций, входящих в компетенцию отдела и обеспечивать защиту персональных данных.

Осуществлять взаимодействие с заявителями, прием и регистрацию входящей и исходящей документации (заявлений о предоставлении государственных услуг, поступающих в бумажной и электронной форме, формирование и направление уведомлений об отказе в приеме заявительных документов), формируемой в рамках предоставления государственных услуг.

Осуществлять организацию заказа и приобретение авиа- и железнодорожных билетов для руководства.

Осуществлять организацию бронирования места в гостиницах.

Наличие высшего образования по направлению подготовки (специальности): «Документоведение и архивоведение», «История», «Историко-архивоведение», «Документационное обеспечение управления и архивоведения».

Знание законодательства: Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»; Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; Постановление Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»; Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»; Приказ Росархива от 28.12.2021 № 142 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения».