Делопроизводитель

Чем предстоит заниматься:

• Получение физической корреспонденции (писем, бандеролей, документов) на почте или в почтовом отделении;
• Проверка целостности упаковки и печатей — выявление повреждённых отправлений, вскрытие писем ;
• Подготовка документов к сканированию (расправление, удаление скрепок, скобок);
• Сканирование с заданным качеством (обычно 200–300 dpi, формат PDF или TIFF);
• Обеспечение чёткости и читаемости текста на сканах (проверка контрастности, отсутствие перекосов);
• Многостраничные документы — объединение в один файл или создание архива;
• Формирование электронных писем с прикреплёнными сканами (zip-папка); указание темы письма (с учётом содержания и важности документа); отправка по электронной почте конкретным сотрудникам или отделам; направление оригиналов писем в головной офис, уведомление руководства о задержках или проблемах с получением почты;
• Взаимодействие с почтовым отделением (решение вопросов с недоставленными отправлениями, возвратами).

Что мы хотим видеть:

• Внимательность к деталям;
• Аккуратность при работе с документами;
• Знание правил делопроизводства и документооборота;
• Умение работать с офисной техникой (сканер, принтер, компьютер);
• Основы информационной безопасности;
• Используемые инструменты: почтовый сервис (Gmail, Outlook и другие); сканер и ПО для сканирования (например, ABBYY FineReader, Adobe Scan); офисные программы (Microsoft Word, Excel, Adobe Acrobat).