Офис-менеджер / ассистент управляющего

Компания «Кубмаркет» — торговая компания, работающая с маркетплейсами Wildberries и Ozon, оптовыми покупателями и поставщиками из Китая.

Мы ищем внимательного, ответственного и самостоятельного офис-менеджера, который возьмёт на себя административные и операционные задачи и станет помощником управляющего компании.

Нам нужен человек, который умеет держать в порядке большое количество текущих вопросов, не забывает о сроках, внимательно работает с документами, цифрами и платежами и доводит задачи до результата.

Основные задачи

Финансы и документы

Оплата счетов и контроль сроков оплаты.
Ведение дебиторской и кредиторской задолженности.
Сбор, фиксация и передача информации по расходам.
Оплата услуг контрагентов: дизайнеров, программистов, аренды контейнеров и других подрядчиков.
Проведение оплат переводом и наличными с обязательной фиксацией расходов.
Оплата доставки товаров из Китая.
Подписание документов в системе электронного документооборота.
Контроль наличия счетов, актов, накладных и закрывающих документов.

Работа с маркетплейсами

Решение текущих вопросов по Wildberries и Ozon.
Работа с обращениями и чатами покупателей.
Обработка заявок на возврат.
Контроль статусов обращений и спорных ситуаций.
Передача сложных или нестандартных вопросов ответственным сотрудникам.

Работа с заказами и клиентами

Оформление заказов поставщикам и подрядчикам.
Ведение оптовых покупателей.
Приём и обработка заявок.
Контроль оплаты заказов.
Обработка электронной почты и рабочих мессенджеров.

Аналитика и помощь управляющему

Сбор информации для аналитики.
Заполнение и поддержание в актуальном состоянии рабочих таблиц.
Подготовка данных для управляющего.
Проверка полноты и корректности внесённой информации.
Ведение протоколов оперативных совещаний.
Фиксация задач, ответственных сотрудников и сроков исполнения.
Контроль выполнения поручений.

Административные задачи

Заказ канцелярии, бытовой химии, воды, продуктов и расходных материалов.
Организация доставки корреспонденции и посылок по городу.
Взаимодействие с курьерскими и транспортными службами.
Организация корпоративов, выездов и других мероприятий компании.
Подготовка поздравлений сотрудникам с днями рождения.
Выполнение текущих организационных поручений управляющего.

Наши ожидания

Опыт работы офис-менеджером, помощником руководителя, администратором или операционным ассистентом будет преимуществом.
Уверенное владение Excel или Google Таблицами.
Умение работать с электронной почтой, мессенджерами и документами.
Внимательность при работе с платежами, цифрами и реквизитами.
Способность вести одновременно несколько задач и соблюдать сроки.
Самостоятельность и умение находить решение без постоянного контроля.
Грамотная устная и письменная речь.
Ответственность, порядочность и конфиденциальность.
Готовность работать с рутинными задачами и доводить их до конца.
Опыт работы с Wildberries, Ozon, ЭДО или системой учёта будет преимуществом.

Важно для нас

Мы ищем не просто исполнителя поручений, а человека, который:

поддерживает порядок в документах, платежах и задачах;
заранее напоминает о сроках;
фиксирует договорённости;
не теряет информацию;
сообщает о проблеме до того, как она станет критической;
предлагает, как сделать повторяющиеся процессы проще и быстрее.

Мы предлагаем

Работу в стабильной развивающейся компании.
Официальное оформление.
Работу в офисе.
График: Понедельник - пятница, с 8:00 до 17:00.
Заработную плату: 65 000–85 000 ₽ на руки (по результатам собеседования).
Своевременную выплату заработной платы.
Понятные задачи и прямое взаимодействие с управляющим компании.
Возможность профессионального роста до операционного менеджера.
Комфортное рабочее место и дружелюбную команду.

Как откликнуться

В сопроводительном письме коротко напишите:
С какими административными задачами вы работали.
Был ли у вас опыт работы с платежами, таблицами, маркетплейсами или ЭДО.
Как вы обычно контролируете большое количество задач и сроков.