Секретарь - помощник руководителя

Махачкала, проспект Насрутдинова, 205

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

1. Планирование и организация рабочего процесса:
Ведение календаря и планирование рабочего дня руководителя
Приоритизация задач и эффективное распределение времени.
Подготовка материалов для совещаний и переговоров.
2. Работа с документами и корреспонденцией:
Обработка входящей и исходящей корреспонденции, включая ответы на письма и ответы на запросы.
Подготовка документов: писем, отчётов, презентаций, договоров.
Составление протоколов совещаний и контроль за соблюдением сроков исполнения поручений.
Систематизация, учёт и архивирование документов.
Проверка корректности оформления документов перед передачей на подпись. s
3. Коммуникации и координация:
Приём и распределение телефонных звонков, фильтрация запросов.
Организация приёма посетителей и координация их встреч с руководителем.
4. Организация поездок и мероприятий:
Бронирование билетов, гостиниц, оформление виз и других документов для командировок.
Подготовка помещений, технического оснащения и материалов для совещаний и конференций.
Организация корпоративных мероприятий
5. Контроль и отчётность:
Отслеживание выполнения поручений руководителя сотрудниками и контроль сроков
6. Выполнение поручений:
7. Административная поддержка:
Заказ канцтоваров и расходных материалов.
Контроль работы офисной техники и взаимодействие с обслуживающими организациями.

Требования:

Конфиденциальность. Помощник работает с конфиденциальной информацией и обязан её не разглашать.
Многозадачность. Часто приходится одновременно решать несколько задач, быстро переключаться и реагировать на изменения.
Гибкость. Обязанности могут варьироваться в зависимости от потребностей руководителя и компании.

Условия: