Помощник делопроизводителя

В связи с увеличением задач по проекту ищем Помощника делопроизводителя на проектную занятость.

Обязанности:

1. Организация электронного архива бухгалтерии: перевод внутренних бумажных документов в электронный формат:

• сканирование документов с соблюдением стандартов качества и требований к читаемости;

• проверка качества полученных сканов, выявление и устранение дефектов изображения;

• загрузка оцифрованных данных в корпоративную систему учёта и обработки документов;

• сверка отчётов по обработанным документам, контроль полноты и точности внесённых данных.

2. Подготовка и передача юридической документации:

• распечатка юридических документов для отдела аренды, а также комплектов документов (переуступок, договоров, актов, дополнительных соглашений и пр.) в соответствии с требованиями к оформлению;
• сшивание документов по установленным стандартам — обеспечение целостности комплекта и удобства дальнейшего хранения;
• передача подписанных документов в отдел аренды и представителям брендов — контроль маршрута движения документов и фиксация этапов передачи.

3. Работа с доверенностями:

• обработка заявок на доверенности по утверждённым шаблонам;
• проверка актуальности дат, корректности формулировок и грамотности текста;
• распечатка доверенностей и организация передачи на подпись генеральному директору, включая контроль сроков и очерёдности подписания.

4. Организация архивного хранения и учёт документов:

• приём документов в архив с соблюдением установленных регламентов и правил учёта;
• фиксация поступления документов в системе 1С:ДО — корректное оформление и регистрация в соответствии с внутренней номенклатурой дел;
• систематизация бумажного архива: распределение документов по папкам, соблюдение порядка хранения для быстрого поиска

• опыт работы в офис;

• знание первичных бухгалтерских документов;

• грамотная речь и письмо;

• опытный пользователь ПК, знание Microsoft Word, Exell.