Бухгалтер по первичной документации / специалист по кадровому и офисному документообороту

Мы Pressfeed.ru — онлайн-сервис подписки на запросы журналистов. На сегодняшний день одна из крупнейших платформ для журналистов и экспертов в России.

С 2014 года помогаем экспертам публиковаться в СМИ, а журналистам — получать фактуру к готовящимся публикациям.

С 2020 года вся компания работает преимущественно в удалённом формате. Офис используется для работы с бумажными документами, получения корреспонденции, хранения архива и административных задач.

Сейчас нам нужен сотрудник в московский офис, который будет связующим звеном между удалённой бухгалтерией, сотрудниками компании, менеджерами, клиентами, подрядчиками и офисом.

Это позиция для человека, который умеет работать с первичной документацией, кадровым документооборотом, 1С, ЭДО, КЭДО, бумажными документами и регулярными офисными задачами.

Какие задачи предстоят:

Бухгалтерия:

• Ежедневная работа с банковской выпиской и загрузка её в 1С;

• Формирование актов и УПД по оплатам в CRM, выгрузка в 1С, проведение УПД и отправка клиентам по ЭДО;

• Работа с ЭДО (Контур Диадок, Калуга Астрал) – отправка, подписание документов контрагентам и поставщикам, контроль подписания;

• Ответы на запросы менеджеров и клиентов по документам и статусам документооборота;

• Формирование и проверка актов сверок по запросам;

• Сверка 60 и 62 счетов (в CRM и 1С);

• Запрос документов у поставщиков через менеджеров;

• Сведение 71 счета по авансовым отчетам, сбор чеков и подтверждающих документов;

• Списание материалов по 10 счету;

• Формирование платежей в 1С и выгрузка в банк (для последующей оплаты директором);

Кадры

• Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме по штату около 40 человек;

• Рассылка расчетных листков сотрудникам 4 числа каждого месяца;

• Оформление кадровых документов (штат, ИП, самозанятые), ведение реестра;

• Оформление приема сотрудников в штат, увольнений, переводов в 1С ЗУП, КЭДО и кадровых документах;

• КЭДО в 1С ЗУП;

• Работа с графиком отпусков: составление, контроль выполнения графика, выплат, переносов;

• Заполнение трудовых книжек при увольнениях, переводах, переходах на КЭДО;

• Подготовка и контроль отчетов по приему и увольнению сотрудников из 1С в пенсионный / СФР, контроль сроков;

Прочий документооборот:

• Ведение реестра почтовых отправлений;

• Архивация документации, сканирование и раскладка оригиналов по папкам;

Офис:

• Офисные задачи: заказ канцелярии, работа с курьерами, почтовые отправки и получение корреспонденции;

• Контроль уборки в офисе и решение текущих вопросов с арендодателем;

• Готовность выполнять деловые поручения, связанные с документами, офисом, почтой, госорганами, клиентами и подрядчиками.

Что важно:

У нас уже есть удалённая бухгалтерия, которая помогает с отчетностью, налогами и частью бухгалтерских процессов.

Но нам нужен человек в Москве, который сможет взять на себя полный операционный контур: первичные документы, 1С, ЭДО, КЭДО, кадровые документы, офис, почту, бумажный архив и взаимодействие с сотрудниками.

Это не позиция “только бухгалтер” и не позиция “только кадровик”. Нам нужен универсальный, аккуратный и самостоятельный специалист, который любит порядок в документах и умеет доводить задачи до результата.

Какие навыки понадобятся:

• Опыт работы бухгалтером по первичной документации, помощником бухгалтера, специалистом по документообороту или кадровому делопроизводству;

• Опыт работы с первичными бухгалтерскими документами: счета, акты, УПД, договоры, акты сверки, закрывающие документы;

• Опыт работы в 1С и 1С ЗУП;

• Опыт работы с ЭДО: Диадок, Калуга Астрал или похожие системы;

• Опыт работы с КЭДО;

• Понимание кадрового документооборота: прием, увольнение, перевод, отпуска, трудовые книжки, личные дела;

• Готовность вести КДП по штату около 40 человек;

• Навыки ведения реестров, таблиц, папок, архивов и контрольных списков;

• Умение работать с Google Документами, Google Таблицами, MS Office;

• Внимательность к деталям, аккуратность, ответственность;

• Умение общаться с менеджерами, сотрудниками, клиентами, бухгалтерией и подрядчиками;

• Грамотная устная и письменная речь, деловое общение;

• Самостоятельность и готовность разбираться в новых задачах, автоматизировать ручные процессы;

• Готовность работать с бумажными документами, почтой, архивом и офисными задачами;

• Умение не терять задачи, контролировать сроки и доводить процессы до завершения.

Условия:

• Оформление в соответствии с ТК РФ;

• Полностью “белая” заработная плата;

• График работы 5/2;

• Испытательный срок — 3 месяца;

• Работа в офисе в Москве;

• После адаптации возможен частично гибридный формат, если задачи по офису, почте и бумажным документам выполняются без сбоев;

• Офис — 15 минут от ст.м. Бабушкинская или ст.м. Свиблово.

Кому подойдет вакансия:

Эта работа подойдет человеку, который любит порядок в документах, спокойно относится к регулярным задачам, умеет работать с таблицами, 1С, ЭДО, бумажными папками и сроками.

Нам важно, чтобы человек мог быть владельцем процесса: увидеть задачу, понять, что нужно сделать, собрать недостающие данные, напомнить ответственным, оформить документы, проверить статус и довести вопрос до результата. Мы готовы помогать с автоматизацией ручных процессов по рекомендациям сотрудника.