Офис-менеджер/ Администратор офиса

Вакансия: Офис-менеджер/ Администратор офиса

В связи с развитием филиала мы ищем инициативного и ответственного

Офис-менеджер/администратора офиса, который станет лицом нашей компании, обеспечит безупречный уют в офисе и возьмет на себя координацию административных процессов.

Основные обязанности:

1. Административно-хозяйственное обеспечение (АХО)

Закупки: заказ канцелярии, питьевой воды, чая/кофе, расходных материалов и бытовой химии.

Контроль чистоты: координация работы технического персонала (клининга) и курьерских служб.

Исправность офиса: оперативный вызов мастеров при поломке мебели, сантехники, кондиционеров или освещения.

2. Организация документооборота и коммуникаций

Встреча гостей: прием посетителей, клиентов и партнеров компании, приготовление чая/кофе.

Звонки и почта: обработка входящих звонков, регистрация и распределение корреспонденции.

Делопроизводство: ведение журналов входящих/исходящих документов, архивация, отправка писем через курьерские службы (DHL, Avis и др.).

3. Поддержка сотрудников и руководства

Трэвел-поддержка: бронирование авиа- и ж/д билетов, гостиниц, оформление страховок для командированных сотрудников в соответствии с внутренними правилами компании.

Поручения: выполнение оперативных административных заданий от директора филиала и руководителей департаментов.

Рабочие места: подготовка рабочих мест для новых сотрудников (заказ пропусков, канцелярии).

4. Организация корпоративных мероприятий

Совещания: подготовка конференц-залов и переговорных комнат (проверка техники, наличие воды, полиграфии).

5. Контроль ИТ и безопасности

Оргтехника: контроль заправки картриджей, наличия бумаги в принтерах, вызов системного администратора при сбоях.

Доступ: взаимодействие с охраной бизнес-центра, заказ гостевых и постоянных пропусков.

Требования к кандидату:

Опыт работы: на аналогичной должности от 2-3 лет.

Высокие навыки коммуникации: грамотная устная и письменная речь, клиентоориентированность, доброжелательность.

Умение работать в режиме многозадачности: высокая организованность и внимание к деталям.

Языковые компетенции (обязательно):

Грузинский язык (разговорный / профессиональный): для оперативного взаимодействия с грузинским офисом и партнерами, встречи делегаций и работы с входящей корреспонденцией.

Русский язык: свободный / родной (для ведения официального внутреннего документооборота, взаимодействия с руководителями департаментов, подготовки приказов и распоряжений).

Английский язык (не ниже Upper-Intermediate / B2): для деловой переписки с международными партнерами, приема иностранных гостей и координации международного трэвел-сопровождения.

Мы предлагаем:

Официальное трудоустройство в соответствии с Законодательством Грузии;

Медицинская страховка

Стабильную и своевременную оплату труда;

Комфортабельный офис в престижном районе города;

График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00.