Офис-менеджер
Офис-менеджер
Москва, улица Льва Толстого, 23к7с3
Метро: Парк культурыОписание вакансии
Обязанности:
- Корреспонденция и документооборот, включая:
- контроль и учет корреспонденции,
- реестр с присвоением номера исх/вх,
- составление писем, запросов и других документов по поручению руководства,
- отправку и получение на почте писем, оформление конвертов (почта, СДЭК),
- копирование документов, сшивание, подготовка копий, сканирование и организация хранения документации компании в облаке,
- архивация документации, формирование дел, сдача в архив.
- Доверенности, включая:
- реестр доверенностей,
- подготовку доверенностей (с предварительной отправкой на проверку).
- Реестр договоров, присвоение нумерации;
- Приказы по Основной деятельности компании и другие, включая:
- подготовку приказов по ОД,
- ведение журнала приказов,
- контроль за исполнением работниками изданных приказов и сроков.
- Работа с юридическими документами компании (подготовка копий документов и заверение, работа с нотариусами и переводчиками (вкл. сторонние компании), подготовка документов для тендеров и т.п.);
- Заказ канцелярский принадлежностей, воды, продуктов и прочего при необходимости;
- Приемка товаров, поставляемых в офис и сбор документов поставщиков;
- Хранение и выдача орг. техники и прочих закупленных товаров;
- Ответ на входящие телефонные звонки в офис;
- Заказ пропусков в здание офисного центра;
- Организация мероприятий и встреч;
- Travel-поддержка сотрудников компании, включая руководителей организации-оформление командировок, заказ авиа и ж/д билетов, гостиниц, трансферов;
- Подарки - Закупка подарков для сотрудников, рассылка поздравлений с ДР, подписание всех документов с сотрудниками по подаркам;
- Анализ, составление таблиц и другой информации по запросу руководителя;
- Архивирование, сканирование, подшивка документов, составление реестров;
- Выполнение иных связанных задач.
Требования:
- Обязателен опыт работы на аналогичной позиции, достаточный для данной вакансии;
- Уверенное знание программ Office Word, Excel, Outlook;
- Умение работать с большим объемом информации, структурировать и анализировать данные и процессы;
- Ответственность, внимательность, многозадачность, аккуратность, исполнительность, обучаемость;
Условия:
- Срочный договор на время декрета и отпуска по уходу за ребенком сотрудника до 3-х лет;
- Место работы: современный, комфортный офис, с удобной транспортной доступностью и развитой инфраструктурой на Парке Культуры;
- Официальное оформление по ТК РФ;
- График работы: 5/2 с 9:00 до 18:00;
- Испытательный срок – 3 месяца;
- Заработная плата: Фиксированный оклад;
- Работа в динамично-развивающейся компании с дружным коллективом.
Навыки
- Документооборот
- Внутренние коммуникации
- Обеспечение жизнедеятельности офиса
- Тревел-поддержка
- Организация корпоративных мероприятий
- Архивирование документов
- Работа с оргтехникой
- Обеспечение пропускного режима
